Kaj je ERP sistem?
ERP sistem je programski sistem, ki povezuje več poslovnih procesov in njihove podatke v skupnem okolju. Kratica ERP izhaja iz angleškega izraza Enterprise Resource Planning, v slovenščini načrtovanje virov podjetja.
Namesto da podjetje iste podatke vzdržuje v več nepovezanih evidencah, jih lahko povezani procesi ponovno uporabljajo. Podatek o izdelku se na primer uporabi pri zalogi in prodaji, ne da bi ga bilo treba vsakič prepisati. Katere funkcije so vključene, je odvisno od posamezne rešitve; ni enega nabora modulov, ki bi ga moral imeti vsak ERP.
Katere poslovne procese lahko povezuje ERP?
Različni ERP sistemi vključujejo različne module. Spodnja področja so splošni primeri, ne seznam funkcij posameznega izdelka.
Finance in računovodstvo
Sistem lahko poveže finančne evidence s podatki, ki nastajajo pri prodaji, nabavi ali drugih postopkih. Obseg računovodskih funkcij se med rešitvami razlikuje.
Prodaja in poslovni dokumenti
Podatki o strankah, naročilih in izdanih dokumentih lahko potujejo skozi več korakov prodajnega postopka.
Nabava in zaloga
Prejem blaga in spremembe zaloge se lahko povežejo z nabavnimi in prodajnimi podatki, tako da je stanje lažje spremljati.
Proizvodnja in logistika
Nekatere rešitve podpirajo načrtovanje proizvodnje, premike blaga in dostavo. Podjetje brez takšnih procesov teh modulov morda sploh ne potrebuje.
Zaposleni, projekti in drugi procesi
Glede na rešitev se lahko vključijo tudi kadrovski ali projektni postopki. Sama oznaka ERP še ne pove, kateri od njih so na voljo.
Kako ERP sistem deluje?
Osnova so skupni podatki, ki jih uporabljajo povezani procesi. Ko se podatek spremeni v enem koraku, ga lahko naslednji korak uporabi brez ponovnega ročnega vnosa ali prenosa med programi.
Poenostavljen primer povezanega toka:
Kako natančno poteka tak tok, je odvisno od izbranega sistema in nastavitev. Vrednost povezave je v manj podvajanja in boljšem pregledu nad procesom, ne zgolj v številu funkcij.
Kakšne so prednosti ERP sistema?
- Manj podvajanja podatkov: povezani postopki lahko uporabijo že vnesene podatke, zato je manj prepisovanja.
- Boljši pregled: podatke iz različnih področij je lažje spremljati v povezavi s celotnim poslovnim tokom.
- Enotnejši postopki: dogovorjena pravila in zaporedje korakov pomagajo ekipam delati na primerljiv način.
- Obvladovanje rasti: ko sodeluje več ljudi in oddelkov, je lažje usklajevati odvisne procese.
Koristi so odvisne od primerne izbire, kakovosti uvedbe in dejanske uporabe sistema.
Kakšne so omejitve ERP sistema?
Uvedba lahko zahteva precej časa in denarja. Podjetje mora najprej izbrati ustrezno rešitev, nato določiti postopke, sistem konfigurirati, prenesti obstoječe podatke in uporabnike naučiti novega načina dela. Če potrebe niso jasno opredeljene, lahko kupi več funkcionalnosti, kot jih uporablja.
To ne pomeni, da je ERP slaba izbira. Pri podjetju z mnogimi povezanimi procesi je lahko vložek upravičen; pri preprostejšem poslovanju pa je smiselno najprej preveriti ožjo rešitev.
Ali malo podjetje sploh potrebuje ERP sistem?
Ne nujno. Če podjetje potrebuje predvsem račune, poslovne dokumente, blagajno ali osnovno vodenje zaloge, je lahko celovit ERP zahtevnejši, kot zahteva njegovo vsakodnevno delo.
ERP postaja smiselnejši, ko se poveča število uporabnikov in medsebojno odvisnih postopkov, ko se isti podatki prepisujejo med sistemi ali ko več oddelkov potrebuje skupne podatke. Pomemben razlog so lahko tudi zahtevnejši nabavni, proizvodni ali skladiščni procesi. Univerzalne meje glede velikosti podjetja ni: odločajo dejanski postopki in njihova povezanost.
ERP sistem ali enostavnejši poslovni program?
Razlika je predvsem v obsegu in povezovanju procesov. Za začetno presojo lahko uporabite naslednjo splošno primerjavo.
Za ogled vseh stolpcev pomaknite tabelo vstran.
| Potreba | Enostavnejši poslovni program | Celovit ERP |
|---|---|---|
| Izdajanje računov | Običajno | Običajno |
| Ponudbe in dobavnice | Pogosto | Običajno |
| Davčna blagajna | Lahko | Lahko |
| Zaloga | Lahko | Običajno |
| Povezovanje več oddelkov | Praviloma omejeno | Osrednja prednost |
| Proizvodnja | Običajno ne | Lahko |
| Kadrovski procesi | Običajno ne | Lahko |
| Zahtevnejša nabava in logistika | Praviloma omejeno | Lahko |
| Zahtevnost uvedbe | Praviloma manjša | Praviloma večja |
Primerjava je splošna. Konkretne funkcionalnosti in zahtevnost uvedbe so odvisne od izbranega programa.
Kako izbrati pravi sistem za podjetje?
Katere procese morate podpreti?
Začnite pri opravilih, ki jih ekipa dejansko izvaja vsak dan, in pri težavah, ki jih želi rešiti.
Kaj mora biti med seboj povezano?
Ugotovite, katere podatke danes prepisujete in pri katerih korakih bi povezava prihranila delo.
Koliko ljudi bo sistem uporabljalo?
Upoštevajte uporabnike, njihove vloge in to, ali morajo istočasno sodelovati pri povezanih postopkih.
Katere povezave z drugimi sistemi potrebujete?
Preverite, katere podatke morate predati računovodstvu ali drugim orodjem in v kakšni obliki.
Koliko kompleksnosti dejansko potrebujete?
Več funkcij ni samodejno prednost. Pomembneje je, da izbrana rešitev dobro podpira procese, ki jih podjetje uporablja, ter jih lahko ekipa učinkovito osvoji.
Kje se v to sliko umešča NeoBiz?
NeoBiz ni predstavljen kot celovit ERP sistem. Je spletni poslovni program, namenjen podpori vsakodnevnim poslovnim procesom predvsem manjših podjetij.
Podpira izdajanje računov in e-račune, pripravo ponudb, dobavnice, davčno blagajno, vodenje zaloge in šifrante ter prenos podatkov v knjigovodstvo.
Za podjetje, ki ne potrebuje kompleksnega sistema za veliko poslovnih področij, je lahko ožja rešitev preprostejša izbira. Odločitev je odvisna od procesov, ki jih mora podpreti danes in v bližnji prihodnosti.
Pogosta vprašanja o ERP sistemih
Kaj pomeni ERP?
ERP pomeni Enterprise Resource Planning oziroma načrtovanje virov podjetja. Izraz opisuje sisteme, ki povezujejo podatke in poslovne postopke.
Kakšna je razlika med ERP sistemom in računovodskim programom?
Računovodski program je osredotočen na računovodske naloge. ERP lahko poleg finančnih podatkov povezuje tudi prodajo, nabavo, zalogo ali druga področja. Dejanski obseg je odvisen od izdelka.
Ali je ERP primeren za malo podjetje?
Lahko je, če ima podjetje dovolj povezanih in zahtevnih procesov, da upravičijo uvedbo. Pri preprostejšem poslovanju lahko potrebe bolje pokrije ožji poslovni program.
Ali je NeoBiz ERP sistem?
NeoBiz trenutno ne predstavljamo kot celovit ERP sistem. Gre za spletni poslovni program, ki podpira več procesov, med drugim račune, davčno blagajno, ponudbe, dobavnice in zalogo.
Potrebujete enostavnejšo rešitev za vsakodnevno poslovanje?
Preverite, katere poslovne procese lahko podprete z NeoBizom – od računov in davčne blagajne do ponudb, dobavnic in zaloge.
Oglejte si funkcionalnosti