Hisoft ePoslovanje

Posledice napačno nastavljenih kontov

Kaj pomeni napačno nastavljen konto

Napačno nastavljen konto pomeni, da je v nastavitvah knjigovodstva za posamezni del prenosa vpisan neustrezen knjigovodski konto.

Do tega lahko pride pri kontih za prenos izdanih računov, kontih inkasa, kontih DDV-ja, kontih osnov blaga in storitev, kontih načinov plačila ali kontih posebnih davčnih primerov.

Aplikacija pri pripravi prenosa uporabi vpisane konte. Če so ti napačni, je lahko napačno pripravljen tudi prenos v knjigovodstvo.

Kaj se lahko zgodi pri napačnih kontih

Napačno nastavljeni konti lahko povzročijo:

  • napačno knjiženje prometa;
  • napačno razporeditev prihodkov;
  • napačno razporeditev davčnih osnov ali DDV-ja;
  • napačno knjiženje gotovine, kartic, bonov ali drugih načinov plačila;
  • težave pri uvozu v računovodski program;
  • dodatno delo pri popravljanju knjižb;
  • neusklajenost med prometom v aplikaciji in knjigovodstvom.

Zato naj računovodstvo nastavitve preveri pred prvim dejanskim prenosom.

Aplikacija ne preverja računovodske pravilnosti kontov

Aplikacija preveri, ali so nastavitve kontov shranjene in ali so pri shranjevanju izpolnjena obvezna polja.

Ne more pa presoditi, ali je vpisani konto računovodsko pravilen za vaše podjetje.

Primer

Če v polje za kartice vnesete konto, ki ga računovodstvo uporablja za gotovino, aplikacija tega ne prepozna kot vsebinsko napako. Prenos se lahko pripravi, podatki za knjiženje pa bodo napačni.

Najpogostejše posledice

Napačno knjiženje izdanih računov

Če so napačni konti za prenos izdanih računov, se lahko računi prenesejo na napačne konte vrednosti računa, davčnih osnov ali DDV-ja.

Napačno knjiženje inkasa

Če so napačni konti inkasa, se lahko plačila z gotovino, kartico, boni ali drugimi načini plačila prenesejo na napačne konte.

To je posebej pomembno pri davčni blagajni, kjer se pri prenosu upoštevajo tudi načini plačila.

Dodatno delo za računovodstvo

Če se prenos izvede z napačnimi konti, mora računovodstvo podatke naknadno popravljati. To lahko povzroči dodatno delo in zamudo pri knjiženju.

Omejitve po dejanskem prenosu

Predogled prenosa ne označi računov kot prenesenih in ne spremeni njihovega stanja.

Po dejanskem prenosu se računi označijo kot preneseni. Izdani računi se pri tem tudi zaklenejo, zato prenosa ne ponavljajte brez predhodne uskladitve z računovodstvom.

Pri inkasu so preneseni blagajniški računi označeni kot preneseni. Če po prenosu odkrijete napako, se o pravilnem nadaljnjem postopku posvetujte z računovodstvom.

Kako zmanjšate možnost napake

Pred prvim prenosom:

  1. Naj računovodstvo pripravi seznam pravilnih kontov.
  2. Vnesite konte v nastavitve knjigovodstva.
  3. Preverite, da kontov za prenos izdanih računov niste zamenjali s konti inkasa.
  4. Preverite konte za gotovino, kartice, bone in ostale načine plačila.
  5. Pripravite predogled prenosa.
  6. Pred dejanskim prenosom predogled uskladite z računovodstvom.

Kaj narediti, če ugotovite napako

Napako odkrijete pred prenosom

  1. Odprite Nastavitve → Nastavitve knjigovodstva.
  2. Popravite napačen konto.
  3. Izberite Shrani.
  4. Ponovno pripravite predogled prenosa.
  5. Predogled preverite z računovodstvom.
  6. Šele nato izvedite dejanski prenos.

Napako odkrijete po prenosu

Ne izvajajte novega prenosa samo zato, da bi popravili napačne konte. Najprej se z računovodstvom dogovorite, kako pravilno popraviti že prenesene podatke.

Pomembna opozorila

  • Konte naj določi računovodstvo.
  • Kontov ne vpisujte brez preverjanja.
  • Napačno vneseni konti lahko povzročijo napačen prenos v knjigovodstvo.
  • Posebej preverite razliko med konti za prenos izdanih računov in konti inkasa.
  • Pred prvim dejanskim prenosom pripravite predogled.
  • Po spremembi kontov preverite prvi naslednji prenos.
  • Že prenesenih dokumentov ne popravljajte brez uskladitve z računovodstvom.

Pogoste težave

Prenos je uspel, računovodstvo pa pravi, da so konti napačni

Konti so bili tehnično vneseni, vendar vsebinsko niso bili pravilni. Popravite nastavitve kontov in se z računovodstvom dogovorite o popravku že prenesenih podatkov.

Gotovina in kartice so zamenjane

Preverite sklop Konti za prenos izdanih računov INKASA. Posebej preverite konto za gotovino in konto za kartice.

DDV je knjižen na napačen konto

Preverite konte DDV-ja v sklopu Konti za prenos izdanih računov in njihovo razporeditev po davčnih stopnjah.

Aplikacija opozori, da konti niso nastavljeni

Nastavitve kontov za podjetje še niso shranjene. Najprej jih vnesite in shranite v nastavitvah knjigovodstva.

Ne vem, kateri konto je pravilen

Preverite pri računovodstvu. Aplikacija omogoča vnos kontov, ne določa pa pravilnega kontnega plana za podjetje.

Povezana navodila