Urejanje že shranjene ponudbe

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Že shranjeno ponudbo lahko ponovno odprete in popravite, dokler je urejanje ponudbe še dovoljeno.

Spremenite lahko na primer:

• kupca ali prejemnika,
• datum ponudbe, datum zapadlosti in datum veljavnosti,
• davčne podatke,
• analitiko,
• popusta na celotno ponudbo,
• artikle in storitve,
• količine in cene,
• popuste na posameznih postavkah,
• dodatne opise,
• končnico dokumenta.

Ponudbe ni mogoče urejati, če je zaklenjena ali če je bila iz nje že ustvarjena druga vrsta dokumenta.

2. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Odpre se seznam shranjenih ponudb.

3. Postopek urejanja ponudbe

1. Na seznamu poiščite ponudbo, ki jo želite popraviti.
2. Po potrebi uporabite filtre za iskanje po številki ali datumu.
3. Pri izbrani ponudbi izberite ikono svinčnika v stolpcu Uredi.
4. Odpre se obrazec z že shranjenimi podatki ponudbe.
5. Popravite želene podatke.
6. Preverite postavke in skupni znesek.
7. Izberite Shrani.
8. Po uspešnem shranjevanju preverite popravljeno ponudbo na seznamu ali prenesite nov PDF.

Če je ikona svinčnika siva, ponudbe ni mogoče odpreti za urejanje. Ponudba je lahko zaklenjena ali že prenesena v drug dokument.

4. Spreminjanje kupca in osnovnih podatkov

Na vrhu ponudbe lahko po potrebi spremenite:

• »Kupec Šifra« in »Kupec Naziv«;
• »Prejemnik Šifra« in »Prejemnik Naziv«;
• »Zavezanec«;
• »Davek«;
• »Ime Valute«;
• »Rabat1 [%]« in »Rabat2 [%]«;
• »Analitika«;
• »Datum«;
• »+« – število dni do datuma v polju »Valuta«;
• »Valuta« – datum zapadlosti;
• »Velja do« – datum veljavnosti ponudbe.

Če spreminjate kupca, ga vedno izberite iz prikazanega seznama predlogov.

Po spremembi kupca ponovno preverite:

• uporabljene cene na obstoječih postavkah,
• popuste na postavkah,
• »Rabat1 [%]« in »Rabat2 [%]«;
• »Zavezanec« in »Davek«;
• »Analitika«;
• »Valuta«;
• »Končnica dokumenta«.

Nekateri podatki se lahko ob izbiri drugega kupca samodejno spremenijo. Cene in popuste na že dodanih postavkah zato vedno ponovno preverite.

Samo ročno vpisana šifra ali naziv ne pomeni, da je kupec pravilno izbran. Kupca izberite iz seznama predlogov.

5. Urejanje obstoječe postavke

1. Na seznamu postavk izberite vrstico, ki jo želite popraviti.
2. Odpre se okno Uredi Postavko.
3. Spremenite enega ali več podatkov:
   • »Tip Cene«;
   • »Šifra Artikla«;
   • »Opis«;
   • »Količina«;
   • »Cena brez DDV« ali »Cena z DDV«;
   • »Popust [%]«;
   • »Šifra Davka«;
   • »Merska enota«.
4. Izberite Shrani.
5. Preverite novi skupni znesek ponudbe.

6. Dodajanje nove postavke

1. Izberite Dodaj Postavko.
2. Artikel ali storitev poiščite v polju »Šifra Artikla« ali »Opis«.
3. Izberite ustrezni artikel iz seznama predlogov.
4. Preverite oziroma vnesite:
   • vrsto cene,
   • količino,
   • ceno brez DDV ali z DDV,
   • popust,
   • davek,
   • mersko enoto.
5. Izberite Shrani.
6. Preverite novi skupni znesek ponudbe.

Dodajanje postavke v oknu še ne pomeni, da je bila spremenjena ponudba trajno shranjena. Po končanem urejanju morate izbrati tudi glavni gumb Shrani.

7. Brisanje postavke

1. Odprite postavko, ki jo želite odstraniti.
2. Izberite Izbriši.
3. Postavka se odstrani brez dodatnega potrditvenega koraka.
4. Preverite spremenjeni skupni znesek ponudbe.
5. Na glavnem obrazcu izberite Shrani, da se sprememba trajno shrani.

Ponudba mora vsebovati najmanj eno običajno postavko. Če po brisanju ostane samo opisna vrstica, jo aplikacija prav tako odstrani.

8. Urejanje dodatnega opisa

Dodatno opisno vrstico lahko popravite ali izbrišete.

8.1 Urejanje opisne vrstice

1. Na seznamu postavk izberite opisno vrstico.
2. Popravite njeno besedilo.
3. Izberite Shrani.

8.2 Brisanje opisne vrstice

1. Odprite opisno vrstico.
2. Izberite Izbriši.
3. Na glavnem obrazcu izberite Shrani, da se sprememba trajno shrani.

8.3 Dodajanje nove opisne vrstice

1. Ob opisu običajne postavke izberite ikono plus.
2. Vnesite dodatni opis.
3. Izberite Shrani.

Posamezna opisna vrstica je omejena na 80 znakov. Če potrebujete več prostora, dodajte novo opisno vrstico.

Dodatni opis nima količine ali cene in ne vpliva na skupni znesek ponudbe.

9. Urejanje končnice dokumenta

V polju »Končnica dokumenta« lahko popravite besedilo, ki se izpiše na dnu ponudbe.

Preverite predvsem:

• rok veljavnosti ponudbe,
• predvideni rok dobave,
• pogoje plačila,
• dodatna pojasnila kupcu,
• davčne klavzule.

Ob spremembi kupca ali njegovega davčnega položaja se lahko predlagano besedilo spremeni. Pred shranjevanjem ga ponovno preberite.

10. Preverjanje pred shranjevanjem

Preden ponudbo ponovno shranite, preverite:

1. ali je izbran pravi kupec;
2. ali je kupec izbran iz seznama predlogov;
3. ali so datum, valuta in datum veljavnosti pravilni;
4. ali so na ponudbi vse potrebne postavke;
5. ali je dodana najmanj ena običajna postavka;
6. ali so količine in cene pravilne;
7. ali so popusti na postavkah pravilno vneseni;
8. ali sta rabata na celotni ponudbi pravilna;
9. ali so davki in merske enote ustrezni;
10. ali je skupni znesek pravilen;
11. ali »Končnica dokumenta« še ustreza ponudbi.

Nato izberite Shrani.

Po uspešnem shranjevanju se prikaže potrditveno obvestilo, nato pa se odpre seznam ponudb.

Če želite preveriti končni videz spremenjene ponudbe, s seznama prenesite nov PDF.

11. Kdaj ponudbe ni mogoče urejati

Ponudbe ni mogoče urejati, kadar je:

• zaklenjena ali
• že prenesena v drug dokument.

V teh primerih je ikona svinčnika siva in je ni mogoče uporabiti.

Ko iz ponudbe ustvarite e-račun ali dobavnico, aplikacija ponudbo označi kot preneseno in jo zaklene. Običajno urejanje in ponovna pretvorba nato nista več na voljo.

Če je vključena sinhronizacija z lokalnim sistemom, je ponudba lahko začasno zaklenjena tudi zato, ker jo ureja drug uporabnik.

V tem primeru počakajte, da drugi uporabnik zapre obrazec. Nato osvežite seznam in ponudbo ponovno odprite.

12. Pomembna opozorila

• Pred spremembo že poslane ponudbe preverite, ali je kupec prejel prejšnjo različico.
• Po spremembi kupcu pošljite novo različico in jasno navedite, da nadomešča prejšnjo.
• Če ste PDF že prenesli, morate po spremembi pripraviti nov PDF.
• Spremembe shranite, preden zapustite obrazec.
• Če ponudbo ureja drug uporabnik, počakajte, da zaključi delo in zapre obrazec.
• Po spremembi kupca ponovno preverite cene, popuste, davke, analitiko in končnico dokumenta.
• Po večjih spremembah ponovno preverite vse postavke in skupni znesek.
• Ob shranjevanju sprememb aplikacija interno arhivira prejšnje podatke ponudbe.

13. Pogoste težave

14. Povezana navodila

• Ustvarjanje ponudbe
• Iskanje in filtriranje ponudb
• Zaklepanje in odklepanje ponudbe
• Prenos ponudbe v obliki PDF
• Pošiljanje ponudbe po e-pošti
• Ustvarjanje e-računa iz ponudbe
• Ustvarjanje dobavnice iz ponudbe