Hisoft ePoslovanje

Pretvorba ponudbe v e-račun

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Funkcionalnost omogoča, da iz že shranjene ponudbe ustvarite nov e-račun.

Pri tem vam ni treba ponovno vnašati vseh podatkov in postavk. Aplikacija iz ponudbe prenese podatke, potrebne za pripravo računa, vključno s postavkami, dodatnim besedilom in morebitnimi prilogami.

Ponudba se ne spremeni neposredno v e-račun. Aplikacija ustvari nov dokument z lastno številko, ponudbo pa označi kot preneseno.

2. Preden začnete

Za ustvarjanje e-računa mora biti ponudba:

  • shranjena,
  • odklenjena,
  • še neprenesena v drug dokument.

Pred pretvorbo preverite tudi:

  • ali je izbran pravi kupec,
  • ali je izbran pravi prejemnik,
  • ali so postavke, količine in cene pravilne,
  • ali so popusti pravilno vneseni,
  • ali so davčni podatki ustrezni,
  • ali je skupni znesek pravilen,
  • ali »Končnica dokumenta« ustreza ponudbi.

Če je bila ponudba že uporabljena za ustvarjanje e-računa ali dobavnice, je ni mogoče ponovno pretvoriti v nov dokument.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Odpre se seznam shranjenih ponudb.

4. Postopek pretvorbe

  1. Na seznamu poiščite ponudbo, iz katere želite ustvariti e-račun.
  2. Pred pretvorbo po potrebi odprite ponudbo in še enkrat preverite njeno vsebino.
  3. V stolpcu Ustvari rač. izberite ikono za pretvorbo ponudbe v e-račun.
  4. Prikaže se potrditveno okno z vprašanjem, ali želite ponudbo prenesti na račun.
  5. Za nadaljevanje izberite DA, PRENESI.
  6. Počakajte, da se postopek zaključi.
  7. Aplikacija prikaže obvestilo o uspešno ustvarjenem e-računu.
  8. Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov in preverite ustvarjeni e-račun.

Med pretvorbo se v izbrani vrstici oziroma kartici prikaže indikator nalaganja. Druga dejanja na seznamu so medtem začasno onemogočena.

Po uspešni pretvorbi se seznam ponudb osveži, ponudba pa se označi kot prenesena.

5. Kaj se prenese iz ponudbe

V novi e-račun se prenesejo predvsem:

  • kupec in prejemnik,
  • davčni položaj kupca in način obračuna davka,
  • analitika,
  • popusta na celotnem dokumentu,
  • artikli oziroma storitve,
  • opisi postavk,
  • dodatne opisne vrstice,
  • količine,
  • cene,
  • popusti na postavkah,
  • davki,
  • merske enote,
  • končnica dokumenta,
  • morebitne povezane priloge.

Novi e-račun dobi svojo številko in se nato obravnava kot običajen e-račun.

6. Datumi novega e-računa

Datumi novega e-računa se ne prenesejo neposredno iz ponudbe.

  • »Datum« novega e-računa se nastavi na datum pretvorbe.
  • »DUR« se nastavi na datum pretvorbe.
  • »Valuta« se izračuna od datuma pretvorbe z uporabo števila dni, določenega na ponudbi.

Pred nadaljnjo uporabo novega e-računa vedno preverite datum izdaje, datum opravljene storitve in datum zapadlosti.

7. Kaj se zgodi s ponudbo

Po uspešnem ustvarjanju e-računa se ponudba označi kot prenesena in zaklene.

Takšne ponudbe:

  • ni več mogoče običajno urejati,
  • ni mogoče ponovno pretvoriti v nov e-račun,
  • ni mogoče pretvoriti še v dobavnico.

Na seznamu ponudb se v stolpcu Prenos prikaže zelena kljukica. Ikone za urejanje in pretvorbo ponudbe so nato sive.

8. Preverjanje novega e-računa

Pred pošiljanjem preverite:

  • kupca in prejemnika,
  • »Datum«;
  • »DUR«;
  • »Valuta«;
  • postavke in količine,
  • cene in popuste,
  • davke in merske enote,
  • popusta na celotnem e-računu,
  • skupni znesek,
  • »Končnica dokumenta«;
  • morebitne priloge.

Če opazite napako in e-račun še ni zaklenjen ali prenesen v računovodstvo, ga lahko odprete za urejanje in popravite.

Pred pošiljanjem novega e-računa preverite podatke kupca. Manjkajoča davčna ali matična številka lahko pozneje prepreči pripravo oziroma pošiljanje elektronskega računa.

9. Pomembna opozorila

  • Ponudbo pred pretvorbo natančno preverite, saj je po uspešnem prenosu ni več mogoče običajno urejati.
  • Ustvarjanje e-računa ne pomeni, da je bil e-račun tudi poslan kupcu.
  • Novi e-račun morate ločeno prenesti, poslati po e-pošti ali oddati prek izbranega ponudnika e-računov.
  • Pred pošiljanjem preverite, ali ima kupec vnesene vse zahtevane podatke.
  • Po uspešni pretvorbi iste ponudbe ni mogoče ponovno uporabiti za ustvarjanje e-računa ali dobavnice.

10. Pogoste težave

Možnost Ustvari rač. ni aktivna

Ponudba je lahko:

  • zaklenjena,
  • že prenesena v e-račun,
  • že prenesena v dobavnico.

Preverite zeleno kljukico v stolpcu Prenos. Če je ponudba že prenesena, je ni mogoče ponovno uporabiti za ustvarjanje novega dokumenta.

Aplikacija sporoči, da je bila ponudba že prenesena

Iz iste ponudbe ni mogoče ponovno ustvariti novega dokumenta. Na seznamu e-računov preverite že ustvarjeni e-račun.

Priprava ali pošiljanje novega e-računa pozneje ne uspe

Preverite, ali ima kupec vnesene vse potrebne podatke, predvsem pravilen naziv, davčno številko oziroma matično številko.

Novi e-račun vsebuje napačne datume

Datumi se nastavijo na podlagi dneva pretvorbe in števila dni, določenega na ponudbi.

Odprite ustvarjeni e-račun za urejanje, popravite datume in izberite Shrani, če urejanje še ni omejeno.

Novega e-računa ne najdem

Odprite E-dokumenti → Seznam Eračunov. Novi e-račun je praviloma prikazan na vrhu seznama.

Če ga ne vidite, počistite filtre in ponovno preverite seznam.

Po pretvorbi ponudbe ne morem več urejati

To je pričakovano. Po uspešni pretvorbi je ponudba označena kot prenesena in zaklenjena pred nadaljnjimi spremembami.

11. Povezana navodila