Hisoft ePoslovanje

Pošiljanje e-računa po e-pošti

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Funkcionalnost omogoča, da shranjeni e-račun pošljete prejemnikom neposredno iz aplikacije.

Račun je sporočilu samodejno dodan kot PDF-priloga. Pred pošiljanjem lahko preverite ali spremenite:

  • e-poštne naslove prejemnikov,
  • zadevo sporočila,
  • vsebino sporočila.

Pošiljanje po e-pošti ni enako pošiljanju strukturiranega e-računa prek BizBoxa ali eNabiralnika. Prejemnik po e-pošti prejme PDF-dokument.

2. Preden začnete

Pred pošiljanjem mora biti:

  • račun shranjen,
  • pošiljanje e-pošte nastavljeno za vaš uporabniški račun,
  • izbran veljaven način pošiljanja e-pošte,
  • vnesen vsaj en veljaven e-poštni naslov prejemnika.

Če ima kupec v svojih podatkih že vpisan e-poštni naslov, ga aplikacija samodejno predlaga.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam e-računov

Na seznamu je pri vsakem računu prikazan stolpec E-pošta z ikono ovojnice.

Okno za pripravo e-poštnega sporočila z e-računom
Okno za pripravo e-poštnega sporočila z e-računom

4. Postopek

  1. Na seznamu poiščite račun, ki ga želite poslati.
  2. V vrstici izbranega računa v stolpcu E-pošta izberite ikono ovojnice.
  3. Odpre se okno za pripravo e-poštnega sporočila.
  4. Preverite polje »Prejemniki (e-pošta)«.
  5. Če želite račun poslati več osebam, dodajte naslove in jih ločite s podpičjem.
  6. Preverite oziroma dopolnite »Zadevo«.
  7. Preberite in po potrebi uredite »Vsebino« sporočila.
  8. Preverite, da pošiljate pravi račun pravim prejemnikom.
  9. Izberite »Shrani in pošlji«.
  10. Počakajte na obvestilo, ali je bilo sporočilo uspešno poslano.

Račun se samodejno pripravi in sporočilu doda kot PDF-priloga.

Ikona ovojnice za pošiljanje e-računa po e-pošti na seznamu
Ikona ovojnice za pošiljanje e-računa po e-pošti na seznamu

5. Prejemniki

Če ima kupec vpisan e-poštni naslov, se ta samodejno prikaže v polju »Prejemniki (e-pošta)«.

Naslov lahko pred pošiljanjem spremenite ali dodate nadaljnje naslove, na primer kadar želi kupec račun prejeti na več naslovov.

Več naslovov vnesite v isto polje in jih ločite s podpičjem, na primer:

naslov1@podjetje.si; naslov2@podjetje.si

Preverite predvsem:

  • ali so vsi naslovi pravilno napisani,
  • ali naslovi ne vsebujejo odvečnih presledkov,
  • ali vsak naslov vsebuje znak @,
  • ali račun pošiljate pravim osebam.

Aplikacija dovoli največ 10 različnih naslovov. Podvojeni naslovi se samodejno izpustijo. Če je kateri naslov neveljaven, pošiljanje ni mogoče.

Vsi vneseni prejemniki so v polju Za, zato vsak prejemnik vidi tudi ostale naslove.

6. Zadeva in vsebina sporočila

Zadeva in besedilo sta lahko že pripravljena na podlagi nastavitev e-pošte.

Pred pošiljanjem ju lahko spremenite.

Primer zadeve:

E-račun št. 18-2026

Primer vsebine:

Pozdravljeni, v priponki vam pošiljamo e-račun. Lep pozdrav.

Zadeva in vsebina sporočila ne smeta biti prazni.

7. Uporaba na telefonu ali tablici

Na telefonu je račun lahko prikazan v obliki kartice.

  1. Poiščite želeni račun.
  2. Odprite njegove dodatne možnosti, če niso takoj prikazane.
  3. Izberite ikono ovojnice oziroma možnost »E-pošta«.
  4. Preverite prejemnike, zadevo in vsebino.
  5. Izberite »Shrani in pošlji«.

8. Pomembna opozorila

  • Pred pošiljanjem vedno preverite e-poštne naslove.
  • Poslanega sporočila iz aplikacije ni mogoče preklicati.
  • Pošiljanje po e-pošti ne spremeni vsebine shranjenega računa.
  • Če račun pred pošiljanjem popravite, ga najprej ponovno shranite.
  • E-poštno sporočilo vsebuje poslovne podatke, zato ga pošljite samo pravilnim prejemnikom.
  • Uspešno obvestilo pomeni, da je aplikacija sporočilo oddala. Ne zagotavlja pa, da ga prejemnikov ponudnik ni preusmeril med neželeno pošto.
  • Pošiljanje PDF-ja po e-pošti ne nadomešča strukturiranega e-računa, kadar prejemnik zahteva elektronsko izmenjavo prek BizBoxa, eNabiralnika ali drugega sistema.

9. Pogoste težave

Ikona E-pošta ni prikazana ali ne deluje

Pošiljanje e-pošte morda ni nastavljeno za vaš uporabniški račun.

Odprite:

Nastavitve → Nastavitve e-pošte

in preverite izbrani način pošiljanja. Če nastavitev ne urejate sami, se obrnite na skrbnika.

Prejemnik ni samodejno izpolnjen

Kupec najverjetneje nima vpisanega e-poštnega naslova. Naslov vnesite ročno ali ga dodajte med podatke kupca.

Aplikacija ne dovoli pošiljanja

Preverite:

  • ali so prejemnikovi naslovi veljavni,
  • ali so naslovi ločeni s podpičjem in jih ni več kot 10,
  • ali je zadeva izpolnjena,
  • ali je vsebina sporočila izpolnjena,
  • ali imate internetno povezavo.

Sporočilo ni prispelo

Prejemniki naj preverijo:

  • mapo z neželeno pošto,
  • pravilnost svojega e-poštnega naslova,
  • ali je njegov poštni predal poln.

Če aplikacija ni prikazala uspešnega pošiljanja, pošiljanje ponovite šele po preverjanju nastavitev.

V priponki so napačni podatki

Preverite shranjeni račun. Če ga je še mogoče urejati, ga popravite, shranite in nato ponovno pošljite.

10. Povezana navodila