Pomen oznake »Preneseno v knjigovodstvo«
1. Kaj pomeni oznaka
Oznaka Preneseno v knjigovodstvo pomeni, da je bil račun že vključen v prenos podatkov za računovodstvo.
Na seznamu e-računov je stanje prikazano v stolpcu Prenos Knj.:
- zelena kljukica pomeni, da je bil račun prenesen;
- prazno polje pomeni, da račun še ni bil prenesen.
2. Kje najdete oznako
- V glavnem meniju izberite E-dokumenti → Seznam e-računov.
- Poiščite želeni račun.
- Poglejte stolpec Prenos Knj. na desni strani seznama.
Na telefonu ali tablici je podatek lahko prikazan med dodatnimi podrobnostmi kartice računa.
3. Kaj pomeni zelena kljukica
Zelena kljukica pomeni, da je aplikacija račun označila kot že prenesen v knjigovodstvo.
Tak račun:
- ne bo ponovno vključen med neprenesene račune;
- ga praviloma ni več mogoče urejati;
- ima zato lahko možnost Uredi prikazano sivo oziroma neaktivno.
S tem se prepreči, da bi se podatki računa po prenosu spremenili in razlikovali od podatkov, posredovanih računovodstvu.
4. Česa oznaka ne pomeni
Zelena kljukica ne pomeni nujno, da je računovodski program račun tudi uspešno uvozil in poknjižil.
Oznaka potrjuje, da je bil račun v aplikaciji vključen v izvedeni prenos. Uspešnost nadaljnjega uvoza je treba po potrebi preveriti v računovodskem programu ali pri računovodstvu.
Oznaka prav tako ne pomeni, da je bil račun:
- poslan kupcu po e-pošti;
- poslan prek BizBoxa ali eNabiralnika;
- plačan.
To so ločena stanja.
5. Kaj storiti, če je oznaka napačna
Če je račun označen kot prenesen, računovodstvo pa ga ni prejelo:
- računa ne spreminjajte;
- ne izvajajte novega prenosa brez preverjanja;
- pri računovodstvu preverite, ali je bil račun uvožen;
- če prenosa ni bilo, se obrnite na odgovorno osebo ali podporo.
S ponovnim nenadzorovanim prenosom lahko nastane podvojen zapis.
6. Pomembna opozorila
- Računa z zeleno kljukico praviloma ni več mogoče urejati.
- Oznake uporabnik ne spreminja ročno.
- Prenesenega računa ne popravljajte brez dogovora z računovodstvom.
- Če račun vsebuje napako, naj pravilen način popravka določi računovodstvo oziroma odgovorna oseba.
- Prenos v knjigovodstvo ni enak pošiljanju računa kupcu.
7. Pogoste težave
Ikona Uredi je siva
Preverite stolpec Prenos Knj. Če je prikazana zelena kljukica, je račun že prenesen in ga ni več mogoče običajno urejati.
Računovodstvo računa ne najde
Zelena kljukica potrjuje izveden prenos v aplikaciji, ne nujno uspešnega uvoza v računovodski program. Najprej preverite uvoz pri računovodstvu.
Račun želim prenesti še enkrat
Ponovnega prenosa ne izvajajte brez preverjanja, saj lahko nastane podvojen račun. Obrnite se na računovodstvo ali skrbnika aplikacije.
Pri računu ni zelene kljukice
Račun še ni označen kot prenesen v knjigovodstvo. Prenos se izvede v sklopu za prenos v knjigovodstvo.