Hisoft ePoslovanje

Urejanje že shranjenega e-računa

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Že shranjen e-račun lahko ponovno odprete in popravite, dokler je urejanje še dovoljeno.

Popravite lahko na primer:

  • kupca ali prejemnika,
  • datume,
  • rok plačila,
  • davčni režim,
  • popuste,
  • postavke,
  • količine in cene,
  • dodatne opise,
  • končno besedilo računa.

2. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Eračunov

Na seznamu poiščite račun, ki ga želite popraviti, in izberite možnost Uredi oziroma ikono svinčnika.

Ikona za urejanje e-računa na seznamu računov
Ikona za urejanje e-računa na seznamu računov

Na telefonu

  1. Odprite E-dokumenti.
  2. Izberite Seznam Eračunov.
  3. Pri želenem računu izberite Več.
  4. Izberite ikono svinčnika pri možnosti Uredi.
Urejanje e-računa na telefonu
Možnost Uredi v razširjenem prikazu računa na telefonu

3. Postopek

  1. Odprite seznam e-računov.
  2. Poiščite želeni račun s pomočjo številke, datuma ali filtrov.
  3. Pri računu izberite Uredi.
  4. Preverite podatke v glavi računa.
  5. Popravite želene podatke.
  6. Po potrebi dodajte, uredite ali odstranite postavke.
  7. Preverite končni znesek in davčne podatke.
  8. Izberite Shrani.
  9. Po uspešnem shranjevanju se vrnite na seznam in preverite popravljeni račun.
Shranjevanje popravljenega e-računa
Shranjevanje popravljenega e-računa

4. Pomembna opozorila

  • Pred shranjevanjem ponovno preverite kupca, datume, postavke, davke in skupni znesek.
  • Če račun zapustite brez shranjevanja, se spremembe lahko izgubijo.
  • Po pomembnem popravku ponovno prenesite ali pošljite pravilno različico računa.
  • Če je bil račun že poslan prejemniku, se pred spremembo dogovorite, kako bo popravek urejen.
  • Za že izdan in poslan napačen račun samo spreminjanje podatkov ni vedno ustrezen postopek. Po potrebi se posvetujte z računovodstvom.

5. Kdaj e-računa ni več mogoče urejati

Računa ni mogoče urejati, kadar je:

  • zaklenjen ali
  • že prenesen v računovodstvo.

V takem primeru je ikona za urejanje prikazana sivo in je ni mogoče izbrati.

Omogočena in onemogočena ikona za urejanje e-računa
Razlika med omogočeno in onemogočeno ikono za urejanje

5.1 Zaklenjen račun

Zaklenjen račun je zaščiten pred nadaljnjimi spremembami.

Pred urejanjem ga najprej odklenite z možnostjo Odkleni, če imate za to ustrezno dovoljenje.

5.2 Račun, prenesen v računovodstvo

Ko je račun označen kot prenesen v računovodstvo, ga ni več mogoče spreminjati. S tem se prepreči, da bi se podatki v aplikaciji razlikovali od podatkov, ki so bili že predani v nadaljnjo obdelavo.

Takšnega računa uporabnik ne sme samovoljno popravljati. Za pravilen postopek se je treba posvetovati z računovodstvom ali odgovorno osebo.

6. Pogoste težave

Možnost Uredi ni na voljo

Preverite:

  • ali je račun zaklenjen,
  • ali je že prenesen v računovodstvo,
  • ali imate dovoljenje za delo z e-računi.

Račun se odpre, vendar ga ne morem spreminjati

Račun je najverjetneje zaklenjen ali že prenesen. Preverite oznake oziroma status računa na seznamu.

Sprememb ni mogoče shraniti

Preverite, ali je bil račun medtem zaklenjen ali prenesen. Osvežite seznam in ponovno preverite njegov status.

Račun je že prenesen, vendar vsebuje napako

Ne spreminjajte ga brez dogovora. Obrnite se na računovodstvo ali odgovorno osebo, ki bo določila pravilen način popravka.

7. Povezana navodila