Zaklepanje in odklepanje ponudbe
1. Kaj pomeni zaklenjena ponudba
Zaklenjene ponudbe ni mogoče odpreti za urejanje ali pretvoriti v drug dokument.
Poznamo dve vrsti zaklepa:
- začasni zaklep med urejanjem pri vključeni sinhronizaciji z lokalnim ERP-sistemom;
- zaklep ponudbe po uspešni pretvorbi v e-račun ali dobavnico.
Začasni zaklep preprečuje, da bi več uporabnikov istočasno spreminjalo isto ponudbo in bi se njihove spremembe med seboj prepisale.
2. Kje preverite ponudbo
V glavnem meniju izberite:
Če ponudbe ni mogoče urejati, je ikona svinčnika v stolpcu Uredi obarvana sivo.
Enak prikaz se uporablja pri začasno zaklenjenih in že prenesenih ponudbah. Za dodatne informacije preverite tudi stolpec Prenos.
3. Kdaj se ponudba začasno zaklene
Če je vključena sinhronizacija z lokalnim ERP-sistemom, aplikacija ob odprtju ponudbe za urejanje zahteva njen zaklep v ERP-ju.
Dokler je ponudba zaklenjena:
- je drug uporabnik ne more odpreti za urejanje;
- je ikona za urejanje neaktivna;
- aplikacija lahko prikaže obvestilo, da je dokument zaklenjen oziroma da ga ni mogoče urejati.
Če sinhronizacija z lokalnim ERP-sistemom ni vključena, aplikacija ob odprtju ponudbe ne izvaja tega začasnega ERP-zaklepa.
4. Kako se ponudba odklene
Ko uporabnik po običajni poti zapusti obrazec za urejanje, aplikacija pri vključeni ERP-sinhronizaciji zahteva odklep ponudbe.
Za običajen zaključek dela spremembe shranite in se vrnite na seznam ponudb.
Ko je začasni zaklep uspešno sproščen, lahko ponudbo odpre drug uporabnik, če ponudba še ni bila prenesena v drug dokument.
Zapiranje zavihka, celotnega brskalnika ali prekinitev internetne povezave niso zanesljivi načini za odklepanje ponudbe.
5. Kaj storiti, če je ponudba zaklenjena
Če aplikacija sporoči, da je ponudba zaklenjena:
- ponudbe ne poskušajte odpirati večkrat;
- počakajte, da drug uporabnik zaključi urejanje;
- osvežite seznam ponudb;
- ponovno izberite ikono svinčnika v stolpcu Uredi.
Aplikacija na seznamu ne prikazuje podatka, kateri uporabnik trenutno ureja ponudbo.
Če ponudba ostane zaklenjena, čeprav je nihče več ne ureja, se obrnite na skrbnika aplikacije oziroma odgovorno osebo za lokalni ERP-sistem.
Ročno zaklepanje in odklepanje ponudbe na seznamu trenutno ni na voljo.
6. Zaklep po pretvorbi ponudbe
Po uspešni pretvorbi ponudbe v e-račun ali dobavnico aplikacija ponudbo označi kot preneseno in jo zaklene.
Takšne ponudbe:
- ni več mogoče običajno urejati;
- ni mogoče ponovno pretvoriti v nov e-račun;
- ni mogoče ponovno pretvoriti v novo dobavnico.
V stolpcu Prenos se pri takšni ponudbi prikaže zelena kljukica.
Zaklep prenesene ponudbe ni začasen. Čakanje na drugega uporabnika ali ponovno odpiranje ponudbe ga ne bo odpravilo.
7. Razlika med začasno zaklenjeno in preneseno ponudbo
Začasno zaklenjena ponudba
Pri vključeni ERP-sinhronizaciji ponudbo trenutno ureja drug uporabnik. Ko uporabnik po običajni poti zaključi delo, aplikacija zahteva odklep ponudbe.
Če ponudba ni bila prenesena, jo je po uspešnem odklepu mogoče ponovno urejati.
Prenesena ponudba
Iz ponudbe je bil že ustvarjen e-račun ali dobavnica. Takšna ponudba je zaključena in je ni mogoče ponovno urejati ali pretvoriti v drug dokument.
Pri preneseni ponudbi čakanje na odklepanje ne bo pomagalo. Potrebne spremembe preverite na ustvarjenem e-računu oziroma dobavnici.
8. Pomembna opozorila
- Preden zapustite ponudbo, spremembe vedno shranite.
- Po končanem urejanju se po običajni poti vrnite na seznam ponudb.
- Obrazca za urejanje ne zapirajte z zaprtjem celotnega brskalnika, če lahko delo zaključite z običajno vrnitvijo na seznam.
- Iste ponudbe ne odpirajte v več zavihkih brskalnika.
- Če ponudbo ureja drug uporabnik, počakajte, da zaključi delo.
- Prenesene ponudbe ni mogoče ponovno urediti samo z odklepanjem.
- Ne ustvarjajte nove ponudbe samo zato, ker je obstoječa začasno zaklenjena.
9. Pogoste težave
Možnost Uredi ni aktivna
Ponudba je lahko:
- začasno zaklenjena v povezanem ERP-sistemu;
- že prenesena v e-račun;
- že prenesena v dobavnico.
Preverite zeleno kljukico v stolpcu Prenos. Če kljukice ni, osvežite seznam in poskusite ponudbo ponovno odpreti pozneje.
Aplikacija sporoči, da je dokument zaklenjen
Počakajte, da drug uporabnik zaključi urejanje, nato osvežite seznam ponudb in poskusite ponovno.
Ponudba ostane zaklenjena
Uporabnik, ki jo je urejal, je morda zaprl brskalnik ali izgubil povezavo, preden je aplikacija uspešno zahtevala odklep ponudbe.
Če ponudba ostane zaklenjena, se obrnite na skrbnika aplikacije oziroma odgovorno osebo za lokalni ERP-sistem.
Ponudbe ni mogoče urejati, čeprav je nihče ne uporablja
Preverite, ali je bila iz ponudbe že ustvarjena dobavnica ali e-račun. Zelena kljukica v stolpcu Prenos pomeni, da ponudba ni samo začasno zaklenjena, temveč je bila že uporabljena za ustvarjanje drugega dokumenta.
Ponudbo sem zaprl brez shranjevanja
Neshranjene spremembe se lahko izgubijo. Ponudbo ponovno odprite in preverite njeno vsebino.