Hisoft ePoslovanje

Pretvorba ponudbe v dobavnico

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Iz že shranjene ponudbe lahko ustvarite novo dobavnico, ne da bi morali ponovno vnašati kupca, postavke, količine in druge podatke.

Ponudba in dobavnica ostaneta ločena dokumenta. Nova dobavnica dobi svojo številko.

2. Preden začnete

Ponudba mora biti:

  • shranjena,
  • odklenjena,
  • še neprenesena v e-račun ali dobavnico.

Pred pretvorbo preverite:

  • kupca,
  • artikle oziroma storitve,
  • količine,
  • cene in popuste,
  • davčne podatke,
  • dodatne opise in končno besedilo.

Po uspešni pretvorbi ponudbe ni več mogoče običajno urejati ali ponovno uporabiti za ustvarjanje drugega dokumenta.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Ponudb

Odpre se seznam shranjenih ponudb.

4. Postopek

  1. Na seznamu poiščite ponudbo, iz katere želite ustvariti dobavnico.
  2. Po potrebi ponudbo najprej odprite in preverite njeno vsebino.
  3. V stolpcu Ustvari dobavnico izberite ikono tovornjaka.
  4. Odpre se potrditveno okno z vprašanjem Želite prenesti ponudbo na dobavnico?
  5. Preverite, ali ste izbrali pravo ponudbo, in izberite DA, PRENESI.
  6. Počakajte, da se postopek zaključi.
  7. Po uspešnem postopku se prikaže obvestilo o ustvarjeni dobavnici.
  8. Odprite E-dokumenti → Seznam Dobavnic.
  9. Na seznamu poiščite novo dobavnico.
  10. Dobavnico odprite in pred nadaljnjo uporabo preverite njene podatke.
Možnost za pretvorbo ponudbe v dobavnico
Možnost za ustvarjanje dobavnice iz shranjene ponudbe.

5. Kateri podatki se prenesejo

V novo dobavnico se iz ponudbe prenesejo predvsem:

  • kupec,
  • prejemnik, če je bil določen,
  • artikli oziroma storitve,
  • opisi postavk,
  • količine,
  • cene,
  • popusti,
  • davčne stopnje,
  • merske enote,
  • dodatni opisi,
  • končno besedilo dokumenta,
  • morebitne priloge.

Dobavnica dobi novo številko in datum nastanka ter se nato obravnava kot samostojen dokument.

6. Preverjanje ustvarjene dobavnice

Pred prenosom, tiskanjem ali pošiljanjem dobavnice preverite:

  • kupca;
  • prejemnika;
  • datum dobavnice;
  • vse postavke;
  • količine;
  • cene in popuste, če so prikazani;
  • merske enote;
  • davčne podatke;
  • dodatne opise;
  • končno besedilo;
  • morebitne priloge.

Če opazite napako in dobavnica še ni bila prenesena v e-račun, jo popravite in ponovno shranite.

7. Pomembna opozorila

  • Po uspešni pretvorbi se ponudba označi kot prenesena in zaklene.
  • Iz iste ponudbe nato ni mogoče ponovno ustvariti dobavnice ali e-računa.
  • Pretvorba ne izbriše ponudbe. Ponudba ostane na seznamu kot zaključen izvorni dokument.
  • Ustvarjanje dobavnice še ne pomeni, da je bil izdan e-račun.
  • Dobavnico lahko pozneje uporabite za ustvarjanje e-računa, dokler ni zaklenjena ali že prenesena.
  • Pred potrditvijo natančno preverite izbrano ponudbo, saj iste ponudbe po uspešni pretvorbi ni mogoče ponovno uporabiti.

8. Pogoste težave

Možnost za ustvarjanje dobavnice ni aktivna

Ikona tovornjaka je lahko neaktivna, kadar je ponudba:

  • že prenesena v e-račun ali dobavnico,
  • zaklenjena,
  • trenutno odprta pri drugem uporabniku.

Preverite stanje ponudbe in oznako prenosa.

Aplikacija sporoči, da je ponudba že prenesena

Iz ponudbe je bil že ustvarjen drug dokument. Na seznamu e-računov in dobavnic poiščite že ustvarjeni dokument.

Dobavnice po pretvorbi ne najdem

Odprite E-dokumenti → Seznam Dobavnic, odstranite morebitne filtre in poiščite najnovejšo dobavnico.

Podatki na dobavnici niso pravilni

Če dobavnica še ni bila prenesena v e-račun, jo odprite, popravite in ponovno shranite.

Ponudbe po pretvorbi ne morem več urejati

To je pričakovano. Po uspešni pretvorbi je ponudba označena kot prenesena in zaščitena pred nadaljnjimi spremembami.

9. Povezana navodila