Zbiranje dobavnic v račun

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Zbiranje dobavnic omogoča, da iz vseh odprtih dobavnic izbrane stranke ustvarite en račun.

Zbrati jih lahko v:

• e-račun ali
• davčno potrjen blagajniški račun.

Pri zbiranju:

• poiščete odprte dobavnice izbrane izvorne stranke;
• pregledate vse najdene dobavnice in njihove postavke;
• določite končno stranko računa;
• neposredno ustvarite račun.

Izvorna in končna stranka sta lahko enaki. Če račun izdate drugi stranki, izvorna stranka ostane tista, za katero ste zbirali dobavnice.

2. Razlika od pretvorbe ene dobavnice

Na seznamu dobavnic lahko iz ene dobavnice neposredno ustvarite e-račun ali blagajniški račun. To je pretvorba ene dobavnice.

Zbiranje uporabite, kadar želite v isti račun vključiti več odprtih dobavnic iste stranke.

Posameznih dobavnic pri zbiranju ne morete izključiti. V račun bodo vključene vse prikazane odprte dobavnice.

Pretvorba ene dobavnice s seznama je opisana v navodilu Pretvorba dobavnice v e-račun .

3. Preden začnete

Pred zbiranjem preverite:

• da so dobavnice shranjene in vsebujejo pravilne postavke;
• da dobavnice še nimajo oznake Prenos Knj.;
• da dobavnice niso zaklenjene;
• da zbirate dobavnice prave izvorne stranke.

Dobavnico pred zbiranjem po potrebi popravite in ponovno shranite.

4. Zbiranje dobavnic v e-račun

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → E-računi

Nato izberite Dodaj e-račun.

Na obrazcu za nov e-račun izberite Zberi dobavnice. Gumb je na voljo samo pri ustvarjanju novega e-računa, ne pri urejanju že shranjenega.

Če so na obrazcu že dodane postavke, zbiranje ni mogoče. Najprej odprite prazen e-račun.

Postopek

1. Izberite izvorno stranko iz seznama aktivnih strank.
2. Določite datum do, do katerega želite vključiti odprte dobavnice.
3. Izberite Zberi.
4. Preglejte vse prikazane dobavnice in postavke.
5. Izberite končno stranko e-računa. Lahko je enaka izvorni.
6. Preverite predogled zneska Za plačilo.
7. Izberite Shrani e-račun.
8. Po uspehu se odpre seznam e-računov. Tam poiščite novi dokument in preverite njegove podatke.

Izvorno in končno stranko vedno izberite iz ponujenega seznama. Samo ročno vpisan naziv ne pomeni, da je stranka pravilno izbrana.

Ustvarjeni e-račun v oknu zbiranja ni mogoče urejati. Če želite spremeniti podatke, odprite e-račun na seznamu e-računov, če njegovo stanje še dovoljuje urejanje.

Zbiranje v e-račun še ne pomeni, da je bil račun poslan kupcu. Pošiljanje izvedete ločeno na seznamu e-računov.

5. Zbiranje dobavnic v blagajniški račun

Če je funkcionalnost omogočena, lahko odprte dobavnice zberete tudi v davčno potrjen blagajniški račun.

Gumb Zberi dobavnice je na voljo v:

• Hitri blagajni;
• Touch blagajni.

Pred odprtjem preverite:

• da je košarica prazna;
• da je izbran blagajnik;
• da je nastavljen tiskalnik;
• da ne delate v demo načinu.

Postopek

1. Odprite Hitro ali Touch blagajno.
2. Izberite Zberi dobavnice.
3. Izberite izvorno stranko iz seznama aktivnih strank.
4. Izberite Zberi.
5. Preglejte vse prikazane dobavnice in postavke.
6. Izberite končno stranko računa. Lahko je enaka izvorni.
7. Preverite predogled zneska Za plačilo.
8. Izberite Shrani in Tiskaj ali, če je omogočeno, Shrani in Pošlji po e-pošti.
9. Če privzeti način plačila ni nastavljen, ga izberite v prikazanem oknu.

Pri zbiranju v blagajniški račun se vključijo vse odprte dobavnice izbrane stranke. Datuma do tu ni treba določiti.

Blagajniški račun se ob izdaji davčno potrdi. Če potrditev na FURS-u ne uspe, račun lahko vseeno ostane shranjen. Pred ponovnim poskusom preverite seznam izdanih računov.

6. Neposredni prenos ene dobavnice s seznama

Če želite v račun prenesti samo eno dobavnico, tega ne delajte z zbiranjem. Na seznamu dobavnic izberite:

• Ustvari e-račun ali
• Ustvari blagajniški račun, če je možnost omogočena.

E-dokumenti → Seznam Dobavnic

Po uspešnem prenosu dobavnica dobi oznako Prenos Knj. in se zaklene. Uporabnik ostane na seznamu dobavnic.

7. Opozorilo o zneskih

Dobavnica je interni evidenčni dokument. Ni referenca za davčno usklajevanje ali pošiljanje e-računa.

Ob prenosu se popusti z glave dobavnice združijo v popust postavk. Znesek novega računa se nato izračuna znova.

Zato seštevek zneskov vključenih dobavnic ni nujno enak znesku e-računa ali blagajniškega računa. To ni napaka prenosa.

Če z istimi postavkami, količinami, cenami in že združenim popustom izdate e-račun ali blagajniški račun neposredno, brez dobavnice, se znesek ujema z računom iz prenosa.

Veljaven je znesek računa. Pred pošiljanjem ali tiskanjem vedno preverite znesek na e-računu oziroma blagajniškem računu, ne seštevka dobavnic.

8. Kaj se zgodi po zbiranju

Po uspešnem zbiranju:

• nastane nov e-račun ali blagajniški račun z lastno številko;
• se pred postavke vsake dobavnice doda opisna vrstica z njeno številko in datumom;
• dobavnice dobijo oznako Prenos Knj. in se zaklenejo;
• istih dobavnic ni mogoče ponovno vključiti v drug račun.

Dobavnice ostanejo na seznamu kot izvorni dokumenti. Običajno jih ni več mogoče urejati.

Priloge dobavnic se na novi račun ne prenesejo.

9. Pomembna opozorila

• Pred zbiranjem preverite, da zbirate dobavnice prave stranke.
• V račun se vključijo vse prikazane odprte dobavnice, ne samo izbrane.
• Zbiranje v e-račun je mogoče samo na praznem obrazcu za nov e-račun.
• Zbiranje v blagajniški račun je mogoče samo pri prazni košarici.
• Po uspešnem zbiranju dobavnic ni mogoče ponovno uporabiti za ustvarjanje računa.
• Seštevek dobavnic se lahko razlikuje od zneska računa. Veljaven je znesek računa.
• Ustvarjeni e-račun ni samodejno poslan kupcu.

10. Pogoste težave

11. Povezana navodila

• Ustvarjanje dobavnice
• Urejanje podatkov dobavnice
• Seznam in filtriranje dobavnic
• Prenos dobavnice v PDF
• Pošiljanje dobavnice po e-pošti
• Pretvorba dobavnice v e-račun
• Podpis prejemnika
• Podpis prodajalca
• Podpis na telefonu ali tablici
• Pregled shranjenih podpisov
• Izdaja e-računa
• Osnovna uporaba Hitre blagajne
• Osnovna uporaba Touch blagajne