Vpliv dobavnice na zalogo
1. Kaj pomeni vpliv dobavnice na zalogo
Dobavnica predstavlja blago, ki je bilo dobavljeno kupcu. Če ima vaše podjetje vključeno vodenje zaloge, se ob uspešnem shranjevanju dobavnice zaloga samodejno spremeni.
Pri zalogovnih artiklih se:
- trenutna zaloga zmanjša za dobavljeno količino;
- dobavljena količina evidentira med količinami na odprtih dobavnicah.
Uporabniku zaloge zaradi shranjene dobavnice ni treba dodatno popravljati ročno.
2. Kdaj dobavnica vpliva na zalogo
Dobavnica vpliva na zalogo samo, kadar:
- je v podjetju vključeno vodenje zaloge;
- dobavnico uspešno shranite;
- dobavnica vsebuje artikle, za katere se vodi zaloga.
Če vodenje zaloge ni vključeno, se dobavnica shrani brez spremembe količin na zalogi.
3. Kaj se zgodi ob shranjevanju dobavnice
Ob uspešnem shranjevanju dobavnice aplikacija za vsako zalogovno postavko:
- prebere količino na dobavnici;
- zmanjša stanje artikla za dobavljeno količino;
- količino evidentira kot blago na odprti dobavnici;
- spremembo upošteva v ustreznem skladišču.
Če skladišče ni posebej določeno, se uporabi privzeto skladišče.
Primer
Pred izdajo dobavnice je na zalogi 10 kosov izdelka.
Na dobavnico dodate 3 kose izdelka.
Po uspešnem shranjevanju dobavnice je stanje:
- zaloga: 7 kosov;
- količina na odprtih dobavnicah: 3 kosi.
4. Kaj pomeni odprta dobavnica
Odprta dobavnica je dobavnica, iz katere e-račun še ni bil ustvarjen.
Blago je bilo že dobavljeno, zato je zaloga že zmanjšana. Količina se dodatno vodi med količinami na odprtih dobavnicah, dokler dobavnica ni prenesena v e-račun.
To omogoča ločen pregled:
- blaga, ki je še na zalogi;
- blaga, ki je bilo že dobavljeno, vendar še ni bilo obračunano z e-računom.
5. Urejanje dobavnice
Če spremenite že shranjeno dobavnico, aplikacija zalogo ponovno uskladi.
Najprej razveljavi vpliv prejšnjih postavk, nato pa upošteva nove postavke in količine.
Primer
Na prvotni dobavnici ste vnesli 3 kose izdelka.
Pozneje količino popravite na 2 kosa.
Po shranjevanju spremembe se zaloga uskladi tako, da dobavnica vpliva samo za končno količino 2 kosa.
Zaloge zato ne popravljajte še ročno, saj bi bila sprememba upoštevana dvakrat.
6. Dodajanje in brisanje postavk
Če pri urejanju dobavnice:
- dodate novo zalogovno postavko, se zaloga dodatno zmanjša;
- povečate količino, se zaloga zmanjša za razliko;
- zmanjšate količino, se razlika vrne na zalogo;
- odstranite postavko, se njen prejšnji vpliv razveljavi.
Spremembe se upoštevajo, ko dobavnico uspešno shranite.
7. Pretvorba dobavnice v e-račun
Ko iz dobavnice ustvarite e-račun, se zaloga ne zmanjša še enkrat.
Zaloga je bila zmanjšana že ob shranjevanju dobavnice. Ob pretvorbi se količina samo odstrani iz evidence odprtih dobavnic.
Primer
Ob shranjevanju dobavnice:
- se zaloga zmanjša za 3 kose;
- se med odprtimi dobavnicami evidentirajo 3 kosi.
Ob pretvorbi dobavnice v e-račun:
- se zaloga ne zmanjša ponovno;
- se 3 kosi odstranijo iz evidence odprtih dobavnic.
S tem aplikacija preprečuje dvojno zmanjšanje zaloge.
8. Dobavnica, ustvarjena iz ponudbe
Ponudba sama ne spreminja zaloge.
Če ponudbo pretvorite v dobavnico, začne na zalogo vplivati novo ustvarjena dobavnica. Zaloga se zmanjša ob uspešnem ustvarjanju oziroma shranjevanju dobavnice.
9. Vpliv skladišča
Če podjetje uporablja več skladišč, se količina spremeni v skladišču, določenem pri artiklu oziroma postavki.
Pred shranjevanjem preverite:
- ali je izbrano pravo skladišče;
- ali je artikel razpoložljiv v izbranem skladišču;
- ali količina na dobavnici ustreza dejansko izdanemu blagu.
Če preverjate zalogo napačnega skladišča, lahko dobite vtis, da se stanje ni spremenilo.
10. Kaj preveriti po shranjevanju
Po shranjevanju dobavnice preverite:
- ali je bila dobavnica uspešno shranjena;
- ali so količine na dobavnici pravilne;
- ali preverjate stanje pravega artikla;
- ali preverjate pravo skladišče;
- ali je vodenje zaloge za podjetje vključeno.
11. Pomembna opozorila
- Dobavnica vpliva na zalogo že pred izdajo e-računa.
- Ob pretvorbi dobavnice v e-račun se zaloga ne zmanjša ponovno.
- Spremembe dobavnice lahko spremenijo tudi stanje zaloge.
- Po urejanju dobavnice zaloge ne popravljajte dodatno ročno.
- Pred shranjevanjem natančno preverite količine in skladišče.
- Če je dobavnica že prenesena v e-račun, je ni več mogoče običajno urejati.
- Pošiljanje dobavnice po e-pošti ali njen prenos v PDF ne vpliva na zalogo.
12. Pogoste težave
Zaloga se po shranjevanju ni spremenila
Preverite:
- ali je vodenje zaloge vključeno;
- ali je bila dobavnica uspešno shranjena;
- ali preverjate pravi artikel in skladišče;
- ali se postavka vodi kot zalogovni artikel.
Zaloga se je zmanjšala že pred izdajo e-računa
To je pričakovano. Blago je bilo izdano z dobavnico, zato se zaloga zmanjša že ob shranjevanju dobavnice.
Zaloga se je po pretvorbi v e-račun ponovno zmanjšala
Pri običajni pretvorbi dobavnice v e-račun se to ne bi smelo zgoditi. Preverite, ali ni bil e-račun ustvarjen ločeno namesto neposredno iz dobavnice.
Če stanje ni pravilno, ne izvajajte dodatnih ročnih popravkov, dokler primera ne preveri odgovorna oseba.
Po popravku dobavnice stanje ni pričakovano
Preverite prvotne in nove količine ter izbrano skladišče. Aplikacija ob popravku najprej razveljavi prejšnje količine in nato upošteva nove.
Količina je še vedno prikazana med odprtimi dobavnicami
Preverite, ali je bil e-račun dejansko ustvarjen neposredno iz dobavnice in ali je dobavnica označena s Prenos Knj.