Podpis prodajalca

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Podpis prodajalca potrjuje, kdo je pripravil oziroma izdal dobavnico in prevzema odgovornost za pravilnost podatkov na dokumentu.

Pri podpisu se zabeležijo:

• ime in priimek prodajalca,
• podpis prodajalca,
• datum podpisa.

Datum podpisa se zabeleži samodejno. Uporabnik ga ne vnaša ročno.

Podpis prodajalca je ločen od podpisa prejemnika. Na dobavnici je lahko dodan samo eden od njiju ali oba.

2. Preden začnete

Za dodajanje podpisa morate imeti odprto:

• novo dobavnico ali
• obstoječo dobavnico v načinu urejanja.

Pred podpisovanjem preverite:

• ali je izbran pravi kupec;
• ali so postavke in količine pravilne;
• ali so drugi podatki dobavnice pravilno izpolnjeni;
• ali podpis dodaja prava oseba.

Podpis prodajalca ni obvezen za vsako dobavnico, razen če ga zahteva postopek vašega podjetja.

3. Kje najdete funkcionalnost

Odprite obrazec za ustvarjanje ali urejanje dobavnice.

Na dnu obrazca izberite Dodaj podpis oziroma Uredi podpise.

Odpre se podpisno okno, v katerem sta na voljo Podpis Prodajalca in Podpis Prejemnika.

Izberite Podpis Prodajalca.

4. Samodejno naložen podpis

Pri ustvarjanju nove dobavnice aplikacija samodejno naloži zadnji podpis prodajalca, ki ga je uporabil trenutno prijavljeni uporabnik.

Samodejno naloženi podpis lahko:

• uporabite brez sprememb;
• zamenjate z novim podpisom;
• popravite pripadajoče ime in priimek;
• odstranite.

Pred uporabo vedno preverite, ali prikazana podpis in ime pripadata osebi, ki trenutno izdaja dobavnico.

Če samodejno naloženega podpisa ne želite uporabiti, ga pred shranjevanjem dobavnice odstranite.

5. Dodajanje podpisa prodajalca

1. Na obrazcu dobavnice izberite Dodaj podpis oziroma Uredi podpise.
2. V podpisnem oknu izberite Podpis Prodajalca.
3. V polje »Ime in priimek prodajalca« vnesite ime osebe, ki izdaja dobavnico.
4. Če podpis ni samodejno naložen, ga narišite v podpisno polje.
5. Preverite, ali je podpis jasno viden.
6. V podpisnem oknu izberite Shrani.
7. Nato na obrazcu dobavnice izberite glavni gumb Shrani.

Po zaprtju podpisnega okna aplikacija sporoči, da so podpisi pripravljeni in da morate shraniti dobavnico.

Podpis se dokončno shrani šele ob uspešnem shranjevanju celotne dobavnice.

6. Uporaba samodejno naloženega podpisa

Če aplikacija že prikaže podpis prodajalca:

1. preverite prikazano ime in priimek;
2. preverite podpis;
3. po potrebi popravite ime in priimek;
4. v podpisnem oknu izberite Shrani;
5. shranite celotno dobavnico.

Če uporabite nov podpis in dobavnico uspešno shranite, se lahko ta podpis pri naslednji novi dobavnici samodejno naloži kot zadnji uporabljeni podpis prodajalca.

7. Podpisovanje na različnih napravah

Telefon, tablica ali zaslon na dotik

Podpis lahko narišete neposredno s prstom ali pisalom.

Za lažje podpisovanje napravo položite na stabilno površino.

Računalnik

Podpis lahko narišete z miško ali drugo kazalno napravo. Za natančnejši podpis je primernejši zaslon na dotik.

8. Obvezna povezanost imena in podpisa

Pri podpisu prodajalca sta obvezna:

• ime in priimek prodajalca;
• dejanski podpis.

Ime in podpis morata biti vnesena skupaj:

• če izpolnite polje »Ime in priimek prodajalca«, morate dodati tudi podpis;
• če dodate podpis, morate izpolniti tudi polje »Ime in priimek prodajalca«.

Samo ime brez podpisa ali samo podpis brez imena ni veljaven vnos.

9. Zamenjava podpisa

Če samodejno naloženi ali že vneseni podpis ni pravilen:

1. odprite podatke podpisa prodajalca;
2. izberite Počisti;
3. narišite nov podpis;
4. preverite polje »Ime in priimek prodajalca«;
5. v podpisnem oknu izberite Shrani;
6. shranite celotno dobavnico.

Gumb Počisti izbriše vsebino podpisnega polja in omogoči risanje novega podpisa.

Novi podpis se dokončno shrani šele po uspešnem shranjevanju dobavnice.

10. Popravljanje imena prodajalca

Če je podpis pravilen, ime in priimek pa nista:

1. odprite podatke podpisa prodajalca;
2. popravite polje »Ime in priimek prodajalca«;
3. obstoječi podpis pustite nespremenjen;
4. v podpisnem oknu izberite Shrani;
5. shranite celotno dobavnico.

Pred shranjevanjem preverite, ali podpis dejansko pripada navedeni osebi.

11. Brisanje podpisa prodajalca

1. Odprite dobavnico za urejanje.
2. Razširite razdelek Podpisi.
3. Pri podpisu prodajalca izberite Izbriši.
4. Potrdite brisanje.
5. Shranite dobavnico.

Po potrditvi aplikacija opozori, da bo podpis prodajalca izbrisan po shranjevanju dobavnice.

Podpis ni dokončno odstranjen, dokler sprememb na dobavnici ne shranite.

Ob brisanju se odstranijo:

• podpis prodajalca;
• ime in priimek prodajalca;
• datum podpisa.

12. Prikaz podpisa na dobavnici

Po uspešnem shranjevanju se lahko podpis prodajalca prikaže na izpisu dobavnice skupaj z njegovim imenom in datumom podpisa.

Po podpisovanju je priporočljivo:

1. shraniti dobavnico;
2. pripraviti nov PDF;
3. preveriti prikaz imena in podpisa.

Če je bil PDF pripravljen pred dodajanjem ali spremembo podpisa, ga morate pripraviti ponovno.

13. Pomembna opozorila

• Pred uporabo samodejno naloženega podpisa preverite ime prodajalca.
• Ne uporabljajte podpisa druge osebe brez njenega dovoljenja.
• Podpis se dokončno shrani šele skupaj z dobavnico.
• Če zapustite obrazec brez shranjevanja, se lahko spremembe izgubijo.
• Pri skupni uporabi istega uporabniškega računa bodite posebej pozorni, komu pripada samodejno naloženi podpis.
• Če dobavnice ni več mogoče urejati, podpisa ni mogoče naknadno dodati, zamenjati ali odstraniti.
• Po spremembi podpisa pripravite nov PDF dobavnice.

14. Pogoste težave

15. Povezana navodila

• Ustvarjanje dobavnice
• Urejanje podatkov dobavnice
• Podpis prejemnika
• Podpis na telefonu ali tablici
• Pregled shranjenih podpisov
• Prenos dobavnice v PDF
• Pošiljanje dobavnice po e-pošti
• Zbiranje dobavnic v račun