Pošiljanje dobavnice po e-pošti

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Shranjeno dobavnico lahko kupcu ali drugemu prejemniku pošljete neposredno iz aplikacije.

Pred pošiljanjem izberete želeno obliko dobavnice:

• Dobavnica – dokument z vrednostmi;
• Kosovna dobavnica – dokument z artikli in količinami brez vrednosti.

Izbrana dobavnica se pripravi kot PDF in doda e-poštnemu sporočilu kot priloga.

2. Preden začnete

Pred pošiljanjem preverite:

• da je dobavnica shranjena;
• da ste izbrali pravo dobavnico;
• da so podatki kupca in prejemnika pravilni;
• da so postavke in količine pravilne;
• da so pri vrednostni dobavnici pravilne tudi cene, popusti in zneski;
• da je pošiljanje e-pošte v aplikaciji omogočeno in pravilno nastavljeno;
• da poznate pravilen e-poštni naslov prejemnika.

Če ste dobavnico spremenili, jo pred pošiljanjem ponovno shranite.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Dobavnic

Na seznamu poiščite dobavnico, ki jo želite poslati.

4. Postopek pošiljanja

1. Na seznamu poiščite želeno dobavnico.
2. Po potrebi uporabite filtre po številki ali datumu.
3. Pri izbrani dobavnici izberite ikono ovojnice.
4. Izberite Dobavnica ali Kosovna dobavnica.
5. Odpre se okno za pripravo e-poštnega sporočila.
6. Preverite polje »Prejemnik (email)«.
7. Preverite oziroma popravite polje »Zadeva«.
8. Preverite oziroma dopolnite polje »Vsebina sporočila«.
9. Preverite, ali pošiljate pravo vrsto dobavnice.
10. Izberite Shrani in pošlji.
11. Počakajte na obvestilo o uspešnem ali neuspešnem pošiljanju.

5. Izbira vrste dobavnice

Dobavnica

To možnost izberite, kadar želite poslati vrednostni prikaz dobavnice.

Tak dokument je primeren, kadar mora prejemnik videti tudi cene, popuste in vrednosti dobavljenega blaga oziroma opravljenih storitev.

Kosovna dobavnica

To možnost izberite, kadar želite poslati predvsem pregled:

• artiklov;
• količin;
• merskih enot;
• dodatnih opisov.

Primerna je predvsem za prevzem blaga, skladišče ali dostavo, kadar prikaz vrednosti ni potreben.

6. Prejemnik sporočila

Če ima kupec med svojimi podatki vnesen e-poštni naslov, ga aplikacija samodejno predlaga v polju »Prejemnik (email)«.

Aplikacija predlaga e-poštni naslov kupca iz šifranta strank. Pred pošiljanjem ga lahko spremenite, na primer kadar mora dobavnico prejeti:

• druga kontaktna oseba;
• skladišče;
• poslovna enota;
• računovodstvo;
• drug prejemnik.

Preverite predvsem:

• ali je e-poštni naslov pravilno napisan;
• ali vsebuje znak @
• ali pripada pravemu prejemniku.

7. Zadeva in vsebina sporočila

Polji »Zadeva« in »Vsebina sporočila« se samodejno pripravita iz nastavljenih predlog za e-pošto.

Vsebujeta lahko:

• naziv vašega podjetja;
• vrsto dobavnice;
• številko dobavnice;
• datum dokumenta.

Pred pošiljanjem lahko obe polji spremenite.

Primer zadeve

Dobavnica št. 25-2026

Primer vsebine

Pozdravljeni, v prilogi vam pošiljamo dobavnico. Prosimo, preverite podatke o dobavljenem blagu. Lep pozdrav.

Polja »Prejemnik (email)«, »Zadeva« in »Vsebina sporočila« so obvezna. Aplikacija preveri tudi osnovno veljavnost e-poštnega naslova.

8. Uporaba na telefonu ali tablici

1. Na seznamu poiščite kartico želene dobavnice.
2. Izberite Več, da prikažete dodatne možnosti.
3. Izberite ikono ovojnice.
4. Izberite Dobavnica ali Kosovna dobavnica.
5. Preverite polja »Prejemnik (email)«, »Zadeva« in »Vsebina sporočila«.
6. Izberite Shrani in pošlji.
7. Počakajte na obvestilo o rezultatu pošiljanja.

9. Pomembna opozorila

• Pred pošiljanjem vedno preverite e-poštni naslov prejemnika.
• Preverite, ali ste izbrali vrednostno ali kosovno dobavnico.
• Poslanega sporočila iz aplikacije ni mogoče preklicati.
• Pošiljanje dobavnice ne pomeni, da je bil ustvarjen ali izdan e-račun.
• Dobavnica se pošlje kot PDF-priloga.
• Če dobavnico po pošiljanju spremenite, prejemnik še vedno razpolaga s prejšnjo različico.
• V takšnem primeru pošljite popravljeno dobavnico in jasno navedite, da nadomešča prejšnjo.
• Uspešno pošiljanje ne pomeni nujno, da je prejemnik sporočilo že prebral.
• Sporočilo je lahko preusmerjeno v mapo z neželeno pošto.
• Dobavnica lahko vsebuje poslovne ali osebne podatke, zato jo pošljite samo pravilnemu prejemniku.

10. Pogoste težave

11. Povezana navodila

• Ustvarjanje dobavnice
• Urejanje podatkov dobavnice
• Seznam in filtriranje dobavnic
• Prenos dobavnice v PDF
• Pretvorba dobavnice v e-račun
• Zbiranje dobavnic v račun
• Nastavitve e-pošte