Hisoft ePoslovanje

Prenos dobavnice v PDF

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Shranjeno dobavnico lahko prenesete na računalnik, telefon ali tablico v obliki PDF.

Na voljo sta dve obliki izpisa:

  • Dobavnica – vrednostni prikaz dobavnice;
  • Kosovna dobavnica – količinski prikaz dobavnice brez vrednosti.

PDF lahko nato:

  • pregledate,
  • shranite,
  • natisnete,
  • pošljete kupcu ali prejemniku.

2. Preden začnete

Pred prenosom preverite:

  • ali ste izbrali pravo dobavnico;
  • ali so podatki kupca in prejemnika pravilni;
  • ali so postavke in količine pravilne;
  • ali so pri vrednostnem izpisu pravilne tudi cene, popusti in zneski;
  • ali so dodatni opisi, končno besedilo in podpisi pravilni.

Če ste dobavnico spremenili, jo pred pripravo PDF-ja ponovno shranite.

3. Kje najdete funkcionalnost

V glavnem meniju izberite:

E-dokumenti → Seznam Dobavnic

Odpre se seznam shranjenih dobavnic.

4. Postopek prenosa

  1. Na seznamu poiščite dobavnico, ki jo želite prenesti.
  2. Po potrebi uporabite filtre po številki ali datumu.
  3. Pri izbrani dobavnici izberite ikono za prenos.
  4. Odpre se izbira vrste izpisa.
  5. Izberite Dobavnica ali Kosovna dobavnica.
  6. Počakajte, da aplikacija pripravi PDF.
  7. Odprite datoteko in preverite njeno vsebino.

Na računalniku se datoteka prenese in odpre v novem zavihku. V mobilni aplikaciji se datoteka shrani in odpre.

5. Izbira vrste izpisa

Dobavnica

Izberite Dobavnica, kadar potrebujete vrednostni izpis dokumenta.

Ta izpis uporabite, kadar želite na dokumentu prikazati tudi vrednosti dobavljenega blaga oziroma opravljenih storitev.

Kosovna dobavnica

Izberite Kosovna dobavnica, kadar potrebujete količinski izpis brez vrednosti.

Primerna je na primer:

  • za prevzem blaga;
  • za skladišče;
  • za dostavo;
  • kadar je pomemben predvsem pregled dobavljenih artiklov in količin.

Pred pošiljanjem vedno preverite, katero obliko dokumenta želi prejemnik.

6. Uporaba na telefonu ali tablici

Na telefonu ali tablici so dobavnice prikazane kot kartice.

  1. Poiščite želeno dobavnico.
  2. Izberite Več, da prikažete dodatne možnosti.
  3. Izberite ikono za prenos.
  4. Izberite Dobavnica ali Kosovna dobavnica.
  5. Počakajte, da aplikacija datoteko shrani in odpre.
  6. Preverite vsebino dokumenta.

7. Kje najdete preneseno datoteko

Na računalniku

PDF se običajno shrani v mapo Prenosi.

Datoteko lahko poiščete tudi na seznamu prenosov spletnega brskalnika. Aplikacija jo poskusi odpreti tudi v novem zavihku.

Na telefonu ali tablici

Datoteko poiščite:

  • v aplikaciji Datoteke;
  • v mapi Prenosi;
  • med zadnjimi prenesenimi dokumenti.

Mesto shranjevanja je odvisno od naprave in njenih nastavitev.

8. Kaj preveriti v PDF-ju

Po prenosu preverite predvsem:

  • številko dobavnice;
  • podatke vašega podjetja;
  • kupca in prejemnika;
  • datum dobavnice;
  • postavke;
  • količine;
  • merske enote;
  • dodatne opise;
  • končno besedilo;
  • podpise, kadar so uporabljeni.

Pri vrednostnem izpisu preverite tudi:

  • cene;
  • popuste;
  • davčne podatke;
  • skupne vrednosti.

Če opazite napako, dobavnico popravite, shranite in pripravite nov PDF.

9. Prikaz podpisov na PDF-izpisu

Če dobavnica vsebuje shranjen podpis prejemnika ali prodajalca, se lahko podpis in pripadajoči podatki prikažejo tudi na PDF-izpisu.

Glede na shranjene podatke so lahko prikazani:

  • ime in podpis prejemnika;
  • kraj in datum podpisa prejemnika;
  • ime in podpis prodajalca;
  • datum podpisa prodajalca.

Prikažejo se samo podpisi, ki so bili pravilno vneseni in shranjeni skupaj z dobavnico. Postavitev je lahko odvisna od vrste izpisa in predloge, ki jo uporablja vaše podjetje.

Pred tiskanjem ali pošiljanjem preverite:

  • ali je prikazan pravi podpis;
  • ali se podpis ujema z navedenim imenom;
  • ali je podpis prikazan v celoti in dovolj razločno;
  • ali so pripadajoči podatki pravilni.

Če podpis spremenite ali izbrišete, dobavnico ponovno shranite in pripravite nov PDF. Že preneseni PDF se ne posodobi samodejno.

10. Pomembna opozorila

  • PDF prikazuje trenutno shranjeno različico dobavnice.
  • Če dobavnico po prenosu spremenite, se že prenesena datoteka ne posodobi.
  • Po spremembi vedno pripravite nov PDF.
  • Prenos dobavnice ne pomeni, da je bila poslana kupcu.
  • Prenos PDF-ja ne ustvari e-računa.
  • Izbira kosovne ali vrednostne dobavnice ne spremeni podatkov izvornega dokumenta.
  • Dobavnico lahko prenesete tudi, če je zaklenjena ali ima oznako Prenos Knj.
  • PDF lahko vsebuje poslovne in osebne podatke, zato ga pošljite samo pravemu prejemniku.

11. Pogoste težave

Meni za izbiro izpisa se ne odpre

Osvežite stran in poskusite ponovno. Preverite tudi internetno povezavo.

PDF se ne prenese

Preverite:

  • ali brskalnik dovoljuje prenose;
  • ali brskalnik dovoljuje odpiranje novega zavihka;
  • ali imate dovolj prostora na napravi;
  • ali internetna povezava deluje.

Nato poskusite ponovno.

Prenesene datoteke ne najdem

Preverite mapo Prenosi oziroma seznam prenosov v spletnem brskalniku.

Na telefonu ali tablici odprite aplikacijo za upravljanje datotek.

V PDF-ju so napačni podatki

Dobavnico odprite za urejanje, popravite podatke in jo ponovno shranite. Nato pripravite nov PDF.

Prenesel sem napačno vrsto dobavnice

Vrnite se na seznam in ponovno izberite ikono za prenos, nato pa izberite pravilno vrsto izpisa.

PDF se ne odpre v novem zavihku

Preverite, ali brskalnik dovoljuje odpiranje pojavnih oken. Datoteka je lahko kljub temu že shranjena v mapi Prenosi.

12. Povezana navodila