Dodajanje in urejanje blagajnikov

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Blagajnik predstavlja osebo, ki izdaja račune v davčni blagajni.

Podatek o izbranem blagajniku se uporablja:

• pri izdaji in davčnem potrjevanju računa;
• za prikaz osebe, ki je račun izdala;
• pri pregledovanju izdanih računov;
• za zagotavljanje sledljivosti poslovanja.

Pred izdajo prvega računa mora biti v aplikaciji vnesen najmanj en aktiven blagajnik.

2. Razlika med uporabnikom in blagajnikom

Uporabnik je oseba, ki se z uporabniškim imenom in geslom prijavi v aplikacijo.

Blagajnik je oseba, ki je navedena kot izdajatelj posameznega računa.

Uporabnik in blagajnik sta lahko ista oseba, ni pa nujno. En uporabnik aplikacije lahko izbira med več blagajniki, kadar isto napravo uporablja več zaposlenih.

Pred izdajo računa vedno preverite, ali je izbran pravi blagajnik.

3. Kje najdete blagajnike

V glavnem meniju izberite:

Šifranti → Blagajniki

Odpre se seznam blagajnikov, vnesenih za vaše podjetje.

Na seznamu so prikazani:

• šifra blagajnika;
• naziv oziroma ime blagajnika;
• davčna številka blagajnika;
• status aktivnosti.

4. Podatki blagajnika

Šifra

V polje »Šifra« vnesite enolično oznako blagajnika.

Šifra lahko vsebuje največ dva znaka. Uporabite lahko na primer:

• 01;
• 02;
• A1;
• B1.

Dveh blagajnikov z enako šifro ni mogoče shraniti.

Šifro izberite premišljeno, saj je po shranjevanju ni več mogoče spreminjati.

Davčna številka blagajnika

V polje »Davčna št. blg.« vnesite davčno številko osebe, ki bo izdajala račune.

Davčna številka se uporablja pri davčnem potrjevanju računov, zato mora biti pravilna in pripadati izbranemu blagajniku.

Vsak blagajnik mora imeti svojo davčno številko.

Naziv

V polje »Naziv« vnesite ime in priimek blagajnika.

Uporabite jasen zapis, da bo pri izbiri blagajnika razvidno, katera oseba bo izdala račun.

Aktiven

Možnost »Aktiven« določa, ali je blagajnika mogoče izbrati v davčni blagajni.

• Aktiven blagajnik se prikaže med možnostmi za izbiro.
• Neaktiven blagajnik ostane shranjen, vendar ga ni mogoče izbrati pri izdaji novega računa.

5. Dodajanje novega blagajnika

1. Odprite Šifranti → Blagajniki.
2. Izberite Dodaj blagajnika.
3. V polje »Šifra« vnesite enolično šifro z največ dvema znakoma.
4. V polje »Davčna št. blg.« vnesite davčno številko blagajnika.
5. V polje »Naziv« vnesite ime in priimek blagajnika.
6. Preverite, ali je vključena možnost »Aktiven«.
7. Preverite vnesene podatke.
8. Izberite Shrani.
9. Počakajte na obvestilo o uspešnem shranjevanju.

Po shranjevanju se novi aktivni blagajnik prikaže med možnostmi za izbiro v davčni blagajni.

6. Urejanje blagajnika

1. Odprite Šifranti → Blagajniki.
2. Na seznamu poiščite blagajnika, ki ga želite urediti.
3. Izberite njegovo vrstico.
4. Popravite dovoljene podatke.
5. Preverite davčno številko, naziv in status aktivnosti.
6. Izberite Shrani.
7. Počakajte na obvestilo o uspešni spremembi.

Pri že shranjenem blagajniku šifre ni mogoče spremeniti.

Spremenite lahko predvsem:

• davčno številko blagajnika;
• naziv oziroma ime in priimek;
• status aktivnosti.

7. Aktiviranje blagajnika

Blagajnika aktivirajte, kadar mora ponovno izdajati račune.

1. Odprite Šifranti → Blagajniki.
2. Na seznamu izberite blagajnika.
3. Vključite možnost »Aktiven«.
4. Izberite Shrani.
5. Ponovno odprite blagajno oziroma osvežite stran.

Po aktiviranju se blagajnik ponovno prikaže med možnostmi za izbiro.

8. Deaktiviranje blagajnika

Če oseba ne izdaja več računov, blagajnika deaktivirajte.

1. Odprite Šifranti → Blagajniki.
2. Na seznamu izberite blagajnika.
3. Izključite možnost »Aktiven«.
4. Izberite Shrani.

Deaktivirani blagajnik se ne prikazuje več pri izbiri za nove račune.

Pretekli računi, ki jih je blagajnik že izdal, ostanejo nespremenjeni.

9. Zakaj blagajnika ni mogoče izbrisati

Blagajniki so povezani z že izdanimi računi, zato brisanje ni omogočeno.

Če oseba ne dela več na blagajni, jo deaktivirajte.

Deaktivirani blagajnik:

• ostane povezan s preteklimi računi;
• se ne prikaže pri izdaji novih računov;
• ga je mogoče pozneje ponovno aktivirati.

10. Uporaba blagajnika v davčni blagajni

Pred izdajo računa mora biti izbran aktiven blagajnik.

Hitra blagajna in Touch blagajna si lahko izbranega blagajnika zapomnita v uporabljenem spletnem brskalniku.

Blagajnika zamenjajte:

• ko napravo prevzame drug zaposleni;
• ob menjavi izmene;
• če je bil izbran napačen blagajnik;
• preden začne druga oseba izdajati račune.

Blagajnika zamenjajte pred izdajo naslednjega računa. Podatka o blagajniku na že izdanem računu ne spreminjajte samovoljno.

Podroben postopek je opisan v navodilu Izbira in menjava blagajnika.

11. Odjava iz aplikacije

Ob odjavi iz aplikacije se shranjena izbira blagajnika odstrani.

Ko se uporabnik ponovno prijavi in odpre blagajno, mora blagajnika znova izbrati.

S tem se zmanjša možnost, da bi naslednja oseba na isti napravi izdajala račune pod imenom prejšnjega blagajnika.

12. Blagajniki v Touch blagajni

Tudi v Touch blagajni mora biti pred začetkom dela izbran aktiven blagajnik.

Pri delu z mizami je blagajnik lahko povezan z odprtimi mizami in naročili.

Ob zaključku izmene je zato priporočljivo:

• zaključiti odprte račune;
• preveriti odprta naročila;
• po potrebi prenesti odprte mize drugemu blagajniku;
• nato zamenjati blagajnika ali se odjaviti.

Postopek prenosa miz je opisan v navodilu Predaja miz drugemu blagajniku.

13. Pomembna opozorila

• Vsak blagajnik mora imeti svojo šifro.
• Šifra lahko vsebuje največ dva znaka.
• Davčna številka blagajnika mora biti pravilna.
• Pri izdaji računa mora biti izbrana oseba, ki račun dejansko izdaja.
• Za več oseb ne uporabljajte istega blagajnika.
• Blagajnika, ki ne izdaja več računov, deaktivirajte.
• Pred menjavo izmene preverite trenutno izbranega blagajnika.
• Davčna številka je osebni podatek, zato z njo ravnajte ustrezno.
• Napačno davčno številko popravite pred izdajo naslednjega računa.

14. Pogoste težave

15. Povezana navodila

• Potrebni podatki podjetja
• Poslovni prostor
• Namensko digitalno potrdilo za FURS
• Nastavitve blagajne
• Izdaja in tiskanje računa
• Ogled izdanega računa
• Prenos miz drugemu blagajniku