Zaključek blagajne
Kdaj je primeren čas za zaključek
Zaključek blagajne izvedete, ko je prodaja za izbrano obdobje končana in so blagajniški računi pravilno izdani.
Najpogosteje se izvede:
- po koncu delovnega dne;
- po koncu več zaporednih delovnih dni;
- pred pripravo podatkov za računovodstvo;
- glede na dogovorjeni način dela v podjetju.
Zaključka praviloma ne izvajajte sredi aktivnega delovnega dne, če boste za isto obdobje še izdajali račune.
Kaj preveriti pred zaključkom
Pred zaključkom je priporočljivo preveriti:
- ali so izdani vsi računi za izbrano obdobje;
- ali so računi pravilno davčno potrjeni;
- ali so načini plačila pravilni;
- ali se gotovina ujema z dejanskim stanjem;
- ali so upoštevana kombinirana plačila in vračila;
- ali je izbrano pravilno časovno obdobje;
Za kontrolo prometa lahko pred zaključkom pripravite X-ključ ali rekapitulacijo.
Kje najdete funkcionalnost
V stranski navigaciji pod »Blagajna« izberite »Zaključek blagajne materialno«.
Odpre se samostojna stran z obrazcem za pripravo zaključka.
Predlagano obdobje
Ob odprtju aplikacija praviloma predlaga začetni datum pri najstarejšem še nezaključenem računu in končni datum na prejšnji koledarski dan.
Datuma pred ustvarjanjem dokumentov vedno preverite in ju po potrebi prilagodite.
Zaključek lahko izvedete za posamezen dan ali za več dni hkrati.
Ustvarjanje zaključnih dokumentov
Zaključek blagajne iz še nezaključenih blagajniških računov ustvari zbirne zaključne dokumente za izbrano obdobje.
- Preverite polje »Datum od«.
- Preverite polje »Datum do«.
- Po potrebi spremenite predlagano obdobje.
- Še enkrat preverite izbrane podatke.
- Izberite »Ustvari Zaključek«.
- Počakajte, da se postopek zaključi.
- Preverite obvestilo o uspešnem zaključku.
Med ustvarjanjem dokumentov gumbov ne pritiskajte ponovno in strani ne zapirajte.
Zaključek za več dni
Pri večdnevnem zaključku aplikacija račune obdela po posameznih dnevih.
Za izbrano obdobje se zato ne ustvari nujno samo en skupni dokument. Zaključni dokumenti se pripravijo ločeno za posamezne dneve.
Za isti dan lahko nastaneta do dva zaključna dokumenta, kadar so računi razdeljeni glede na različni davčni tip.
Kaj se zgodi po uspešnem zaključku
Po uspešnem postopku:
- se ustvarijo zaključni dokumenti;
- se vključeni blagajniški računi označijo kot zaključeni;
- se isti računi pri naslednjem zaključku ne vključijo ponovno;
- prvotni blagajniški računi ostanejo shranjeni;
- številke, postavke in zneski prvotnih računov ostanejo nespremenjeni.
Prvotni računi in njihove postavke ostanejo nespremenjeni.
Na zaključnem dokumentu se lahko postavke z enakim artiklom, ceno, popustom in davkom združijo v eno vrstico s skupno količino. Če se cena ali skupni popust razlikujeta, ostanejo ločene.
Vpliv na zalogo
Zaključek blagajne ne odšteje fizične zaloge še enkrat. Če uporabljate zalogo, zapre odprte blagajniške količine iz zajetih računov.
Zaključka ne uporabljajte za popravljanje napačno izdanih računov ali zalogovnih količin. Za napačen račun uporabite ustrezen postopek storna oziroma popravka.
Razlika med zaključkom in poročili
X-ključ, rekapitulacija in kosovni pregled so poročila. Njihova priprava ne označi računov kot zaključene in ne ustvari zaključnih dokumentov.
Zaključek blagajne pa račune dejansko vključi v zaključne dokumente in jih označi kot zaključene.
Poročila uporabite za kontrolo pred zaključkom, zaključek pa izvedite šele, ko ste podatke preverili.
Pregled ustvarjenih zaključkov
- Odprite Zaključek blagajne.
- Izberite Pregled zaključkov.
Na tej strani lahko preverite že ustvarjene zaključne dokumente in obdobja, za katera je bil zaključek opravljen.
Če zaključek ni uspešen
Če se prikaže obvestilo, da zaključek ni uspel:
- preverite, ali sta datuma pravilno izpolnjena;
- preverite, ali sta datuma v istem koledarskem letu;
- preverite, ali za izbrano obdobje obstajajo nezaključeni računi;
- v Pregledu zaključkov preverite, ali dokumenti morda že obstajajo;
- postopek po potrebi ponovite;
- če se napaka ponavlja, se obrnite na podporo.
Pomembna opozorila
- Zaključek izvedite šele, ko je poslovanje za izbrano obdobje končano.
- Pred potrditvijo vedno preverite izbrano obdobje.
- Pred zaključkom priporočamo preverjanje računov brez oznake EOR.
- Že zaključeni računi se pri naslednjem zaključku ne vključijo ponovno.
- Pri večdnevnem obdobju se dokumenti pripravljajo ločeno po posameznih dnevih.
- Zaključnih dokumentov ne ustvarjajte ponovno za iste račune.
- Zaključek ne odšteje fizične zaloge še enkrat; pri uporabi zaloge zapre odprte blagajniške količine.
- Zaključek samodejno ne prenese dokumentov v računovodstvo.
- Po zaključku preverite rezultat v Pregledu zaključkov.
Pogoste težave
Gumb za ustvarjanje ne deluje
Preverite, ali sta izpolnjena začetni in končni datum.
Prikaže se obvestilo, da ni podatkov
V izbranem obdobju ni nezaključenih računov ali pa so bili računi že vključeni v prejšnji zaključek.
Ustvarjenih je več dokumentov
To je lahko pravilno. Dokumenti se pripravljajo po posameznih dnevih in glede na davčni tip računov.
Nekateri računi niso vključeni
Preverite:
- datum izdaje računa;
- izbrano obdobje;
- ali je bil račun že zaključen;
- ali račun vsebuje veljavne postavke.
Ne vem, ali je bil zaključek uspešen
Odprite Pregled zaključkov in preverite, ali so bili za izbrano obdobje ustvarjeni zaključni dokumenti.
Zaloga se po zaključku ni spremenila
To je pričakovano: zaključek ne odšteje fizične zaloge še enkrat. Če uporabljate zalogo, zapre odprte blagajniške količine iz zajetih računov.
Po zaključku računa ne najdem več
Zaključek računa ne izbriše. Poiščite ga v seznamu izdanih računov z uporabo datuma ali številke računa.