Hisoft ePoslovanje

Pošiljanje računa po e-pošti

1. Kaj omogoča ta funkcionalnost

Blagajniški račun lahko kupcu namesto tiskanja pošljete neposredno po e-pošti.

Aplikacija ob pošiljanju:

  • izda in shrani račun;
  • račun pošlje v davčno potrditev na FURS;
  • pripravi račun v obliki PDF;
  • PDF doda e-poštnemu sporočilu kot prilogo;
  • sporočilo pošlje na vnesene naslove.

Pred pošiljanjem lahko preverite ali spremenite:

  • prejemnike;
  • zadevo sporočila;
  • vsebino sporočila.

2. Preden začnete

Pred pošiljanjem preverite:

  • ali je pošiljanje blagajniških računov po e-pošti omogočeno;
  • ali je e-pošta pravilno nastavljena;
  • ali je izbran pravi blagajnik;
  • ali račun vsebuje najmanj eno postavko;
  • ali so količine, cene z DDV, davek in popusti pravilni;
  • ali poznate pravilne e-poštne naslove prejemnikov.

Če pošiljanje po e-pošti ni omogočeno, se možnost Shrani in pošlji po e-pošti pri izdaji računa ne prikaže.

3. Pošiljanje ob izdaji računa

V Hitri ali Touch blagajni pripravite račun.

  1. Po potrebi izberite stranko.
  2. Preverite vse postavke in skupni znesek.
  3. Izberite Shrani in pošlji po e-pošti.
  4. Če aplikacija zahteva izbiro načina plačila, izberite ustrezen način plačila.
  5. Odpre se okno za pripravo e-poštnega sporočila.
  6. Preverite e-poštne naslove prejemnikov.
  7. Če želite račun poslati več osebam, dodajte naslove in jih ločite s podpičjem.
  8. Preverite oziroma popravite zadevo in vsebino sporočila.
  9. Potrdite izdajo in pošiljanje računa.
  10. Počakajte na obvestilo o uspešnem ali neuspešnem zaključku.

Med postopkom iste možnosti ne izberite večkrat, saj se račun že obdeluje.

Gumb Shrani in pošlji po e-pošti v Hitri blagajni
Gumb Shrani in pošlji po e-pošti v Hitri blagajni.

4. Prejemniki

Če ste na računu izbrali stranko, ki ima shranjen e-poštni naslov, ga aplikacija samodejno predlaga v polju »Prejemniki (e-pošta)«.

Predlagani naslov lahko pred pošiljanjem spremenite ali dodate nadaljnje naslove.

Več naslovov vnesite v isto polje in jih ločite s podpičjem, na primer:

naslov1@podjetje.si; naslov2@podjetje.si

Preverite:

  • ali so vsi naslovi pravilno napisani;
  • ali vsak naslov vsebuje znak @;
  • ali naslovi ne vsebujejo odvečnih presledkov;
  • ali pripadajo osebam, ki morajo račun prejeti.

Aplikacija dovoli največ 10 različnih naslovov. Podvojeni naslovi se samodejno izpustijo. Če je kateri naslov neveljaven, pošiljanje ni mogoče.

Vsi vneseni prejemniki so v polju Za, zato vsak prejemnik vidi tudi ostale naslove.

Če stranka ni izbrana oziroma nima shranjenega e-poštnega naslova, naslove vnesite ročno v polje »Prejemniki (e-pošta)«.

5. Zadeva in vsebina sporočila

Zadeva in vsebina se pripravita samodejno glede na nastavitve e-poštne predloge.

Vsebujeta lahko na primer:

  • naziv podjetja;
  • vrsto dokumenta;
  • številko računa;
  • datum izdaje.

Pred pošiljanjem lahko besedilo po potrebi spremenite v poljih »Zadeva« in »Vsebina«.

Primer

Zadeva: Račun št. 1-1-125

Vsebina: Pozdravljeni, v prilogi vam pošiljamo račun. Hvala za vaš obisk in lep pozdrav.

6. Račun kot PDF-priloga

Račun se pošlje kot PDF-priloga.

Kupec lahko datoteko:

  • odpre;
  • shrani;
  • natisne;
  • posreduje računovodstvu.

PDF-ja ni treba posebej pripravljati ali nalagati, saj ga aplikacija ustvari samodejno.

7. Davčna potrditev

Pri pošiljanju po e-pošti se račun pošlje na FURS enako kot pri običajni izdaji s tiskanjem. Če je potrditev uspešna, račun vsebuje oznako EOR.

Če povezava s FURS ni uspešna, se lahko račun shrani brez oznake EOR. Aplikacija v takem primeru prikaže opozorilo.

Takrat:

  1. računa ne izdajajte ponovno;
  2. odprite seznam izdanih računov;
  3. poiščite račun po številki, času ali znesku;
  4. ko povezava ponovno deluje, izvedite naknadno potrditev obstoječega računa;
  5. preverite, ali je račun nato dobil oznako EOR.

8. Ponovno pošiljanje že izdanega računa

Če kupec sporočila ni prejel ali ste račun poslali na napačen naslov, računa ni treba izdati ponovno.

  1. Odprite seznam izdanih računov.
  2. Poiščite želeni račun.
  3. Odprite njegove dodatne možnosti.
  4. Izberite možnost za ponovno pošiljanje po e-pošti.
  5. Preverite ali spremenite naslove prejemnikov.
  6. Preverite zadevo in vsebino sporočila.
  7. Potrdite pošiljanje.

Ponovno pošiljanje ne ustvari novega računa. Kupcu se pošlje kopija že izdanega dokumenta.

9. Pošiljanje na telefonu ali tablici

Postopek je enak kot na računalniku: pripravite račun, izberite Shrani in pošlji po e-pošti, po potrebi določite način plačila, preverite sporočilo in potrdite pošiljanje.

Na manjšem zaslonu se boste morda morali po oknu pomakniti navzdol, da pridete do vseh polj in gumba za potrditev.

10. Pomembna opozorila

  • Pošiljanje po e-pošti hkrati izda račun, zato pred potrditvijo preverite vse postavke, znesek in plačilo.
  • Napačnega računa ne pošiljajte ponovno kot popravljen dokument, ampak uporabite ustrezen postopek stornacije.
  • Če kupec računa ni prejel, najprej uporabite ponovno pošiljanje in ne ustvarjajte novega računa.
  • Uspešno pošiljanje ne pomeni, da je kupec sporočilo že odprl.
  • Prejemniki naj preverijo tudi mapo z neželeno pošto.
  • Če potrditev na FURS ni uspela, račun naknadno potrdite.
  • Račun lahko vsebuje osebne ali poslovne podatke, zato vedno preverite naslove prejemnikov.

11. Pogoste težave

Možnost pošiljanja po e-pošti ni prikazana

Pošiljanje blagajniških računov po e-pošti za vaše podjetje morda ni omogočeno. Preverite nastavitve e-pošte oziroma se obrnite na skrbnika ali podporo.

E-poštni naslov ni samodejno izpolnjen

Izbrana stranka verjetno nima shranjenega e-poštnega naslova. Naslov vnesite ročno ali dopolnite podatke stranke.

Sporočila ni mogoče poslati

Preverite:

  • veljavnost naslovov prejemnikov;
  • ali so naslovi ločeni s podpičjem in jih ni več kot 10;
  • ali je zadeva izpolnjena;
  • ali je vsebina izpolnjena;
  • internetno povezavo;
  • nastavitve e-pošte.

Kupec sporočila ni prejel

Preverite pravilnost naslovov in uporabite ponovno pošiljanje. Kupec naj preveri tudi neželeno pošto in razpoložljiv prostor v svojem poštnem predalu.

Ne vem, ali je bil račun izdan

Pred ponovnim poskusom odprite seznam računov in preverite zadnjo številko, čas ter znesek. Če je račun že na seznamu, ga ne izdajajte ponovno.

Račun je bil poslan, vendar nima oznake EOR

Račun ni bil uspešno potrjen na FURS. Ko povezava ponovno deluje, izvedite naknadno potrditev že izdanega računa.

Vnesel sem napačen e-poštni naslov

Če je račun pravilno izdan, ga ponovno pošljite na pravilne naslove. Če je bil poslan napačni osebi, o dogodku obvestite odgovorno osebo zaradi varstva podatkov.

12. Povezana navodila